Ką pardavimuose automatizuoti pirmiausia?

Pirmiausia verta automatizuoti tai, kas kartojasi ir dažnai pamirštama: kontaktų įvedimą į CRM, sekimo priminimus ir susitikimų priminimus. Šie žingsniai atima daug laiko ir dažnai atliekami prastai, todėl jų automatizavimas duoda greitą, matomą naudą. Sudėtingesnę logiką verta pridėti tik tada, kai bazė jau veikia sklandžiai.

Ar galima automatizuoti visus pardavimus?

Ne, ir nereikėtų. Automatizuoti verta rutiną, bet santykis, pokalbis ir sprendimų priėmimas lieka žmogui. Perdėtas automatizavimas paverčia bendravimą mechanišku ir atbaido klientus. Sveikas principas yra automatizuoti tai, kas kartojasi ir nereikalauja sprendimo, o žmogų palikti ten, kur svarbus asmeninis ryšys ir vertinimas.

Kokia dažniausia pardavimų automatizavimo klaida?

Dažniausia klaida yra automatizuoti per daug ir per anksti, kol dar nėra aiškaus proceso. Automatizuotas chaosas lieka chaosu, tik greitesniu. Kita klaida yra automatizuoti bendravimą taip, kad jis taptų beasmenis. Verta pradėti nuo paprastų, rutininių žingsnių ir plėsti tik tada, kai pamatai, kas realiai sutaupo laiko.

Kaip suprasti, ar pardavimų automatizavimas veikia?

Po poros mėnesių pasižiūrėkite į keturis dalykus: kiek kontaktų liko be kito žingsnio, kiek laiko per savaitę atima duomenų vedimas, ar visi etapai CRM žymimi vienodai ir ar komanda negrįžo prie skaičiuoklės. Paskutinis rodiklis svarbiausias, nes jis rodo, ar sistema atitinka realią darbo eigą.

Pardavimų automatizavimas: ką automatizuoti pirmiausia

„Automatizuokime pardavimus“ skamba kaip sprendimas, bet dažnai virsta nauja problema: automatizuotu chaosu. Tuo pačiu žodžiu vadinami du skirtingi darbai, todėl verta iš karto atskirti, kuo AI automatizavimas skiriasi nuo el. pašto automatizavimo. Automatizavimas galingas tik tada, kai taikomas teisingai ir teisinga tvarka. Šis vadovas: nuo ko pradėti, kad automatizacija sutaupytų laiko, o ne pridėtų painiavos ir neatbaidytų klientų.

Automatizuokite rutiną, ne santykį

Pirmas principas: automatizuoti verta tai, kas kartojasi ir nereikalauja sprendimo. Santykis, pokalbis ir vertinimas lieka žmogui. Perdėtas automatizavimas paverčia bendravimą mechanišku ir atbaido. Riba paprasta: mašina daro darbą platų, žmogus daro jį tikslų.

Kontekstui: Valstybės duomenų agentūros duomenimis, 21,3 proc. Lietuvos įmonių jau naudoja dirbtinį intelektą, o dažniausios sritys yra rinkodara ir pardavimai (7,8 proc.) bei verslo administravimas (7,3 proc.).

Ką automatizuoti pirmiausia

Trys žingsniai duoda greičiausią, matomą naudą:

Kontaktų įvedimas į CRM: iš viešų šaltinių, be rankinio vedimo.
Sekimo priminimai: kad nė vienas kontaktas neliktų be follow-up.
Susitikimų priminimai: kad mažiau žmonių pamirštų.

Šie žingsniai atima daug laiko ir dažnai atliekami prastai. Būtent todėl jų automatizavimas atsiperka greičiausiai, jei prieš tai atsakėte į klausimą, ar pirmas euras turi eiti į procesus, ar į naujų klientų paiešką.

Kodėl tvarka svarbi

Automatizuoti chaosą reiškia gauti greitesnį chaosą. Prieš automatizuojant turi būti aiškus procesas: kaip vedami kontaktai, kokie piltuvo etapai, kada seka. Automatizacija sustiprina tvarką, bet nesukuria jos. Todėl pirma procesas, tik paskui automatizavimas.

Ką palikti vėliau

Sudėtinga logika: lead scoring taisyklės, šakotos sekos, integracijų grandinės: gali palaukti. Jos naudingos, bet tik tada, kai bazė veikia. Pradėti nuo jų reiškia statyti stogą be pamatų. Pridėkite jas, kai paprasti žingsniai jau sukasi sklandžiai.

Ką duoda trys pirmieji žingsniai

Verta paskaičiuoti, nes skaičiai parodo, kodėl būtent šie trys, o ne madingesni dalykai.

Kontaktų įvedimas. Tarkime, per mėnesį į CRM patenka 40 naujų kontaktų, o vienas įvedimas ranka su duomenų paieška užima 15 minučių. Tai 10 valandų per mėnesį. Kai laukai užsipildo automatiškai, lieka maždaug 3 minutės peržiūrai, tai yra 2 valandos. Sutaupoma 8 valandos.

Sekimo priminimai. Jei komanda per mėnesį turi 60 aktyvių kontaktų, o be sistemos dalis jų lieka be antro kontakto, tai net skaičiuojant ketvirtadalį yra 15 pamirštų kontaktų. Praktikoje nemaža dalis atsakymų ateina po antro ar trečio priminimo, todėl kelios prarastos galimybės per mėnesį čia yra realybė, ne baimė.

Susitikimų priminimai. Prie 12 susitikimų per mėnesį ir ketvirtadalio neatvykimo tai yra 3 tušti langai kalendoriuje. Priminimai neatvykimą mažina, ir jei sumažina bent perpus, atgaunama pusantro susitikimo per mėnesį.

Sudėjus: apie 8 valandos ir keli papildomi pokalbiai per mėnesį. Įdiegimas dažniausiai užtrunka kelias dienas. Kaip tokį skaičiavimą užrašyti tvarkingai, aprašyta tekste apie automatizavimo ROI.

Pirmų 30 dienų planas

Pirma savaitė: aprašykite procesą. Vienas puslapis, kuriame surašyta, kaip kontaktas patenka į sistemą, kokie etapai ir kas ką daro. Be to automatizavimas neturi ko sutvarkyti.
Antra savaitė: sutvarkykite CRM laukus. Išmeskite tuos, kurių niekas nepildo. Palikite tik tuos, pagal kuriuos priimami sprendimai. Tvarkos principai aprašyti CRM higienos tekste.
Trečia savaitė: paleiskite kontaktų įvedimą ir priminimus. Du dalykai, ne dešimt. Vienas žmogus atsakingas už tai, kad jie veiktų.
Ketvirta savaitė: pamatuokite. Kiek laiko dabar atima įvedimas, kiek kontaktų liko be sekimo, kiek žmonių neatvyko. Palyginkite su tuo, kas buvo prieš mėnesį.
Tik po to plėskite. Kitas žingsnis pasirenkamas pagal skaičius, ne pagal tai, kas atrodo įdomiau.

Platesnį trisdešimties dienų planą rasite tekste apie automatizavimą per 30 dienų.

Kitos klaidos, kurios kartojasi

Automatiniai laiškai vietoj asmeninių ten, kur reikia žmogaus. Kai kontaktas jau kalbėjosi su jumis, automatinė seka atrodo kaip nepagarba. Sprendimas: po pirmo pokalbio seka išjungiama, o kur eina riba, aprašyta tekste apie automatizuotas ir rankines sekas.

CRM pilnas laukų, kurių niekas nepildo. Tada ataskaitos rodo tuštumą, o komanda nustoja pasitikėti sistema. Sprendimas: mažiau laukų, bet privalomi.

Automatizavimas be savininko. Sistema veikia mėnesį, paskui kažkas keičiasi ir ji tyliai sustoja. Sprendimas: vienas žmogus, kuris kas savaitę patikrina, ar viskas sukasi.

Lead scoring prieš procesą. Balai skaičiuojami iš duomenų, kurių dar nėra. Sprendimas: lead scoring pridedamas tada, kai CRM jau pildosi tvarkingai.

Perkama brangi sistema per anksti. Mažai komandai dažnai užtenka paprasto sprendimo, o migracija vėliau nėra tragedija. Sprendimas: pradėkite nuo to, ką realiai naudosite, kaip aprašyta tekste apie nemokamą CRM.

Prieštaravimai ir sąžiningi atsakymai

„Mūsų pardavimai per daug asmeniški, kad juos automatizuotum.“ Automatizuojamas ne pokalbis, o tai, kas vyksta aplink jį: įrašai, priminimai, kalendorius. Šie dalykai asmeniškumo neatima, o atlaisvina laiko jam.

„Neturime laiko diegimui.“ Todėl ir pradedama nuo trijų žingsnių, o ne nuo visos sistemos. Trys žingsniai įdiegiami per kelias dienas ir atsiperka per pirmą mėnesį.

„Komanda vis tiek nenaudos CRM.“ Nenaudos tol, kol jis reikš papildomą darbą. Kai laukai užsipildo patys, o priminimai ateina laiku, priešinimasis dingsta savaime.

„Ar tai neatrodys robotiškai klientui?“ Klientas mato tik priminimą apie susitikimą ir laišką laiku. Robotiškai atrodo tada, kai automatinė seka rašo žmogui, kuris jau atsakė. Todėl atsakymas visada turi sustabdyti seką.

„Kada automatizuoti neverta?“ Kai procesas keičiasi kas mėnesį arba kai kontaktų per mažai. Sąrašą tokių situacijų rasite tekste apie tai, kada automatizavimas neapsimoka.

Vienas pardavėjas ar komanda

Kai pardavimais užsiima savininkas vienas, automatizavimo tikslas yra tik vienas: nieko nepamiršti. Užtenka CRM su keliais laukais, priminimų ir susitikimų knygojimo nuorodos. Integracijos ir taisyklių medžiai čia atsiperka retai, nes juos reikia prižiūrėti, o prižiūrėti nėra kada.

Nuo maždaug penkių žmonių atsiranda antra problema: skirtingi žmonės dirba skirtingai, todėl vadovas nemato tikro vaizdo. Čia automatizavimo vertė pasislenka nuo laiko taupymo prie vienodumo. Kai visi etapai žymimi vienodai, prognozė tampa įmanoma, o iki tol ji yra spėjimas.

Lietuvos kontekste dar viena praktinė detalė: klientų ratas siauras, o tas pats žmogus dažnai grįžta po metų ar dvejų kitoje įmonėje. Todėl vertingiausia automatizavimo dalis ilgainiui yra ne greitis, o istorija. Tvarkingai užrašytas kontaktas, su kuriuo kalbėjotės prieš dvejus metus, kartais vertingesnis už dešimt naujų.

Kaip suprasti, kad veikia

Po dviejų mėnesių verta pasižiūrėti į keturis dalykus, o ne į bendrą jausmą.

Pirma: kiek kontaktų per mėnesį liko be jokio kito žingsnio. Jei skaičius nekrito, priminimai neveikia arba jų niekas nemato.

Antra: kiek laiko per savaitę užima duomenų vedimas. Jei nepasikeitė, automatizuota buvo ne ta vieta.

Trečia: ar visi etapai CRM žymimi vienodai. Jei kiekvienas žymi savaip, ataskaitos vis dar nieko nesako.

Ketvirta ir svarbiausia: ar komanda tyliai grįžo prie skaičiuoklės ir asmeninių užrašų. Jei taip, sistema neatitiko realios darbo eigos, ir taisyti reikia ją, o ne žmones.

Dažniausia klaida

Įmonės automatizuoja per daug ir per anksti, kol dar nėra proceso, arba automatizuoja bendravimą taip, kad jis tampa beasmenis. Abu variantai kenkia. Sveikas kelias: pradėti nuo kelių rutininių žingsnių ir plėsti pagal tai, kas realiai sutaupo laiko.

Automatizacija ir srautas

Automatizacija pagreitina tai, kas jau vyksta. Ji nesukuria naujų kontaktų. Automatizuotas tuščias piltuvas lieka tuščias, tik efektyviau. Didžiausią naudą automatizavimas duoda ten, kur jau yra srautas, kurį verta tvarkyti greičiau.

Platesnį kontekstą, kaip susitikimų knygojimas ir CRM susijungia į vieną procesą, rasite susitikimų knygojimo ir CRM vadove.

Automatizavimas tvarko rutiną, bet srautą pirma reikia sukurti, o procesą: sudėlioti. Mes perimame paieškos, sekimo ir knygojimo darbą per savo pardavimų agentūrą Ripe Leads: atvedame susitikimus ir perduodame kontaktus tvarkingai, kad jūsų automatizacija turėtų ką tvarkyti. Jei norite srauto ir tvarkos kartu, verta pasikalbėti.