Kaip iš pokalbio pereiti į kalendorių: susitikimo knygojimas

Kontaktas atsakė „taip, įdomu“. Atrodo, sunkiausia jau padaryta. Realiai čia miršta daugiausiai susitikimų. Tarp „įdomu“ ir įrašo kalendoriuje yra tarpas, ir kuo jis didesnis, tuo daugiau žmonių dingsta. Šis vadovas: kaip tą tarpą sumažinti iki minimumo ir paversti susidomėjimą realiu susitikimu.

Trintis yra priešas

Kiekvienas papildomas žingsnis tarp „taip“ ir įrašo kalendoriuje kainuoja dalį susitikimų. „Susisieksime dėl datos“, laiškas su klausimu „kada jums patogu“, laukimas atsakymo: kiekvienas etapas leidžia momentui atvėsti. Todėl svarbiausias principas: kuo mažiau žingsnių, tuo daugiau įvykusių susitikimų.

Pasiūlykite konkretų laiką

Atviras klausimas „kada jums patogu“ perkelia visą darbą gavėjui, jis turi galvoti, tikrinti kalendorių, atsakyti. Konkretus pasiūlymas lengvesnis:

• „Rytoj 10 ar ketvirtadienį 14?“: lengva patvirtinti.
• Patogus knygojimo įrankis: kontaktas pasirenka laisvą laiką pats.

Tikslas: sumažinti sprendimų, kuriuos turi priimti kontaktas. Kuo paprasčiau, tuo dažniau susitariama.

Knyguokite iškart

Laikas yra svarbiausias veiksnys. Iškart, kol tema šviežia, susitarti daug lengviau nei kitą dieną. Atidėtas kvietimas krenta į konkurenciją su visais kitais kontakto darbais ir dažnai pralaimi. Jei pokalbis gyvas: siūlykite laiką iškart. Jei atsakė raštu: kvieskite tą pačią dieną.

Aiškus kitas žingsnis

Pokalbis niekada neturi baigtis neapibrėžtai. „Susisieksime“ reiškia „greičiausiai neįvyks“. Kiekvienas kontaktas turi baigtis konkrečiu kitu žingsniu: sutartu laiku, išsiųstu kvietimu arba aiškia data, kada grįšite. Neapibrėžtumas yra vieta, kur galimybės tyliai dingsta.

Kaip skamba pats perėjimas

Teorija apie trintį aiški, sunkiau ją pasakyti balsu, kai pokalbis vyksta. Padeda turėti paruoštą vieną sakinį.

Telefonu: „Tada siūlau taip: pasikalbam dvidešimt minučių, parodysiu, kaip tai atrodo praktikoje. Rytoj vienuoliktą ar ketvirtadienį po pietų?“ Toliau tyla. Pauzė čia svarbi, nes būtent joje kontaktas pasirenka.

Raštu, atsakant į „taip, įdomu“: „Puiku. Siūlau ketvirtadienį 10 arba penktadienį 14, dvidešimt minučių. Jei nė vienas laikas netinka, štai kalendorius, pasirinkite patogų.“ Vienas laiškas, du konkretūs variantai ir atsarginis kelias.

Trys detalės, kurios keičia rezultatą. Pirma, visada įvardykite trukmę: dvidešimt minučių priimti lengviau nei neapibrėžtą susitikimą. Antra, pasakykite, kas vyks susitikime, kad kontaktas žinotų, kam ruošiasi. Trečia, siūlykite du laikus, ne penkis: ilgas sąrašas vėl grąžina sprendimo naštą gavėjui.

Ką duoda greitesnis atsakymas

Aritmetika čia paprasta ir gerai parodo, kur dingsta pinigai. Tarkime, per mėnesį gaunate 40 teigiamų atsakymų.

Praktikoje, kai į „taip“ atsakoma tą pačią dieną, susitarti pavyksta su didele dalimi kontaktų. Kai atsakoma po dviejų ar trijų dienų, dalis jų jau perėjo prie kitų darbų. Tarkime, skirtumas yra 65 procentai prieš 45 procentus. Iš 40 atsakymų tai 26 susitikimai vietoj 18.

Aštuoni papildomi susitikimai per mėnesį, nepridėjus nė vieno naujo kontakto. Jei iš dešimties susitikimų vienas virsta 5000 eurų sandoriu, tai apie 4000 eurų per mėnesį, kurių kaina yra tik greitesnis atsakymas. Todėl atsakymų valdymas dažnai duoda daugiau nei nauja kampanija.

Kalendoriaus nuoroda ar konkretus laikas

Klausimas kyla beveik visada, o atsakymas priklauso nuo to, su kuo kalbate.

Konkretus laikas veikia geriau kalbant su vadovais ir savininkais, ypač smulkiame versle. Pasiūlymas atrodo asmeniškesnis, o sprendimas priimamas per sekundę. Kalendoriaus nuoroda geriau veikia didesnėse organizacijose, kur žmogus pats derina savo grafiką ir nemėgsta laiškų pirmyn atgal.

Praktiškas sprendimas yra abu kartu: du konkretūs laikai, o po jų nuoroda kaip atsarginis variantas. Tik nuorodos vienos siųsti neverta, ypač pirmame kontakte. Ji perkelia darbą gavėjui ir kartais atrodo kaip nurodymas. Ta pati logika galioja ir laiško pabaigai: ko konkrečiai prašyti, aprašome šalto laiško CTA tekste.

Atskirai verta paminėti atvejį, kai kontaktas domisi, bet sako, kad dabar ne laikas. Tada susitikimo forsuoti neverta, bet ir paleisti negalima. Veikia konkreti data ateityje: „Gerai, tada susisiekiu rugsėjo pradžioje, tinka?“ Sutartas grįžimo laikas yra tas pats įrašas kalendoriuje, tik tolimesnis. Kitos prieštaravimų formos, kaip neįdomu ar brangu, sprendžiamos kitaip, ir jas nagrinėjame prieštaravimų valdymo telefonu tekste.

Dažniausios klaidos

• „Susisieksiu dėl datos.“ Skamba mandagiai, bet reiškia, kad susitikimo nebus. Sprendimas: laiką siūlykite tame pačiame sakinyje, kuriame priimate „taip“.
• Neįvardijama trukmė. Neapibrėžtas susitikimas atrodo rizikingas ir todėl atidedamas. Sprendimas: pasakykite tikslų minučių skaičių ir jo laikykitės.
• Siūloma per daug laikų. Penki variantai vėl verčia gavėją galvoti. Sprendimas: du laikai ir atsarginė nuoroda.
• Atsakoma per lėtai. Teigiamas atsakymas, gulintis pašte dvi dienas, kainuoja brangiausiai. Sprendimas: susitarkite, kad į „taip“ atsakoma per kelias valandas darbo metu.
• Nefiksuojama sistemoje. Susitarta žodžiu ir niekur neužrašyta reiškia pamiršta. Sprendimas: kvietimas išsiunčiamas iškart, įrašas CRM tą pačią dieną.

Prieštaravimai ir sąžiningi atsakymai

„Spausti dėl datos nemandagu.“ Nemandagu spausti dėl sprendimo pirkti. Pasiūlyti konkretų laiką pokalbiui yra paprasčiausiai patogu, nes sutaupo gavėjui kelis laiškus. Riba peržengiama tada, kai laikas siūlomas trečią kartą po neatsakymo.

„Jie patys pasakys, kada patogu.“ Kartais pasako. Bet dažniau atsakymas nusikelia, nes tai reikalauja atskiro sprendimo, o tokių sprendimų per dieną žmogus turi šimtus. Konkretus pasiūlymas paverčia tai patvirtinimu, o ne užduotimi.

„Nespėjame atsakyti greitai.“ Tada verta atskirti vaidmenis: atsakymų peržiūra du kartus per dieną yra darbas, kurį galima priskirti vienam žmogui. Tai kelios minutės, o vertė matoma iškart.

„Susitarta, bet neatvyksta.“ Tai atskira problema, sprendžiama patvirtinimais ir priminimais. Prie jos verta grįžti tik sutvarkius knygojimą, kitaip taisomas ne tas galas.

Ką rašyti kvietime

Kvietimas kalendoriuje yra paskutinė vieta, kur susitikimas dar gali sugriūti. Tuščias kvietimas be konteksto po savaitės atrodo kaip nesusipratimas, ypač jei kontaktas per tą laiką kalbėjo su keliais tiekėjais.

Pakanka trijų eilučių: kas dalyvauja, ką aptarsite ir kiek laiko truks. Prisijungimo nuoroda dedama į patį kvietimą, ne į atskirą laišką. Jei susitikimas gyvas, įrašomas tikslus adresas ir telefono numeris tam atvejui, jei kas nors vėluos.

Vienam žmogui ir dešimties žmonių komandai

Dirbdami vienas, laikykite atvirą kalendorių su iš anksto pažymėtais laikais susitikimams, pavyzdžiui, antradienio ir ketvirtadienio rytais. Tada konkretų laiką galite pasiūlyti neatidarę kalendoriaus ir negalvoję. Tai pašalina vienintelę priežastį, dėl kurios atsakymas vėluoja.

Dešimties žmonių komandoje svarbiausia, kad į teigiamą atsakymą reaguotų vienas aiškiai paskirtas žmogus. Kai atsakingi visi, laiškas laukia, kol kas nors pasiims, arba du kolegos pasiūlo skirtingus laikus tam pačiam kontaktui. Verta susitarti ir dėl to, kas vyksta po susitarimo: kas ruošiasi pokalbiui ir kas rašo po susitikimo. Pasiruošimą per kelias minutes aprašome susitikimo pasiruošimo tekste.

Susitikimas dar ne pabaiga

Susitartas susitikimas dar nėra įvykęs susitikimas. Toliau seka neatvykimų (no-show) mažinimas: patvirtinimai ir priminimai, kad sutartas laikas realiai įvyktų. Knygojimas ir priminimai yra viena grandinė, ne du atskiri dalykai.

Kodėl tai svarbu visai sistemai

Puiki klientų paieška bevertis, jei susidomėjimas nevirsta susitikimais. Šis perėjimas: silpna vieta, kur dažnai prarandamas viso ankstesnio darbo rezultatas. Sutvarkytas knygojimas padidina realių susitikimų skaičių be nė vieno naujo kontakto.

Platesnį kontekstą, kaip susitikimų knygojimas ir CRM susijungia į vieną procesą, rasite susitikimų knygojimo ir CRM vadove.

---

Greitas perėjimas nuo susidomėjimo į kalendorių reikalauja aiškaus proceso ir dėmesio kiekvienam atsakymui laiku. Mes tuo užsiimame per savo pardavimų agentūrą Ripe Leads: atvedame susidomėjusius kontaktus ir knyguojame juos tiesiai į jūsų kalendorių, kad komandai liktų tik pokalbis. Jei prarandate susitikimus tarp „įdomu“ ir realios datos, verta pasikalbėti.