Kaip pradėti procesų automatizavimą per 30 dienų: planas

Procesų automatizavimą galima pradėti daug greičiau, nei dažnai manoma. Nereikia pusmečio diskusijų ir brangaus projekto. Su aiškiu planu per 30 dienų realu pereiti nuo idėjos iki veikiančio sprendimo, kuris jau taupo laiką. Šiame straipsnyje pateikiu praktinį planą savaitė po savaitės, kurį naudoju diegdamas sprendimus klientams.

Pirma savaitė: pasirinkite vieną procesą

Nepradėkite nuo visko iš karto. Pirmos savaitės tikslas yra išsirinkti vieną procesą, nuo kurio pradėti. Fiksuokite, kur dingsta komandos laikas, ir ieškokite proceso, kuris:

Kontekstui: Valstybės duomenų agentūros duomenimis, 21,3 proc. Lietuvos įmonių jau naudoja dirbtinį intelektą, o dažniausios sritys yra rinkodara ir pardavimai (7,8 proc.) bei verslo administravimas (7,3 proc.).

• Pasikartoja. Vyksta kasdien ar kelis kartus per savaitę.
• Susijęs su tekstu ar dokumentais. Ten AI stipriausias.
• Turi aiškų gero rezultato kriterijų. Žinote, kaip atrodo teisingai atliktas darbas.

Jei procesas atitinka bent du iš trijų, tai geras kandidatas.

Antra savaitė: paruoškite pagrindą

Antra savaitė skirta paruošimui. Surinkite gerus pavyzdžius: pasikartojančių užklausų atsakymus, dokumentų šablonus ar ataskaitų struktūrą. Būtent šie pavyzdžiai leidžia sprendimui veikti jūsų stiliumi. Tuo pačiu aprašykite taisykles: koks tonas, kokie laukai privalomi, kada klausimas perduodamas žmogui.

Dažnai šiame etape paaiškėja, kad dalies dokumentacijos tiesiog nėra. Tai normalu ir netgi naudinga: susitvarkote pagrindą, kurio prireiktų bet kuriuo atveju.

Trečia savaitė: įdiekite ir išbandykite

Trečią savaitę įdiegiamas sprendimas ir pradedamas realus bandymas su žmogaus peržiūra. AI ruošia juodraščius, o komanda juos tikrina prieš išsiųsdama ar patvirtindama. Šis peržiūros žingsnis pačioje pradžioje yra būtinas, nes leidžia pastebėti netikslumus be rizikos klientui.

Stebėkite du dalykus: kiek laiko sutaupoma ir kiek juodraščių praeina beveik be pakeitimų. Šie skaičiai parodo, ar sprendimas veikia.

Svarbu neskubėti šiuo etapu ir nesitikėti tobulo rezultato iš karto. Pirmomis dienomis AI dažnai suklysta ten, kur trūksta pavyzdžių ar aiškių taisyklių. Kiekviena pastebėta klaida yra ne nesėkmė, o informacija: pataisius taisykles kitos savaitės rezultatas būna pastebimai geresnis.

Ketvirta savaitė: pamatuokite ir spręskite dėl plėtros

Paskutinė savaitė skirta rezultatams įvertinti. Palyginkite, kiek laiko procesas užimdavo anksčiau ir kiek dabar. Jei nauda aiški, galima svarstyti kitą procesą arba dalinį pilną automatizavimą saugiausioms situacijoms. Jei rezultatas kuklus, tinka metas pakoreguoti taisykles ar pasirinkti tinkamesnį procesą, o kartais ir perkelti biudžetą kitur: kaip pasverti, ar automatizuoti procesus, ar ieškoti naujų klientų, aprašome atskirai.

Toks 30 dienų ciklas paverčia automatizavimą ne dideliu rizikingu projektu, o valdomu žingsniu, kurį galima kartoti procesui po proceso.

Keturi skaičiai, kuriuos verta užsirašyti dar pirmą savaitę

Be pradinių skaičių ketvirtą savaitę turėsite tik nuomones. Užtenka keturių:

1. Kiek kartų procesas vyksta per mėnesį. Skaičiuokite iš realių duomenų: laiškų, sąskaitų, užklausų kiekio.
2. Kiek minučių atima vienas kartas. Matuokite savaitę, o ne spėkite. Spėjimai beveik visada mažesni nei tikrovė.
3. Kiek kainuoja ta valanda įmonei. Su mokesčiais ir netiesioginiais kaštais, ne vien atlyginimas į rankas.
4. Kaip atrodo klaida ir kiek ji kainuoja. Vienam procesui tai perrašytas laiškas, kitam nutraukta pardavimo galimybė.

Šie keturi skaičiai vėliau leidžia ramiai atsakyti į klausimą, ar tęsti. Platesnę metodiką aprašėme tekste apie automatizavimo ROI skaičiavimą.

Kaip tai atrodo skaičiais

Paimkime nedidelę prekybos įmonę, kuri ruošia komercinius pasiūlymus. Per mėnesį jų parengiama 80. Kiekvienas atima apie 25 minutes: reikia surinkti prekių kodus, kainas, sąlygas ir sudėti į šabloną. Tai yra 2 000 minučių, arba maždaug 33 valandos per mėnesį. Prie 18 eurų valandos kaštų procesas kainuoja apie 600 eurų.

Po trijų savaičių sprendimas ruošia pasiūlymo juodraštį, o žmogus jį patikrina ir pakoreguoja. Peržiūra trunka apie 8 minutes. Lieka 640 minučių, tai yra maždaug 10,7 valandos, arba apie 190 eurų. Sutaupoma apie 410 eurų per mėnesį.

Kaštai: įrankiai apie 40 eurų per mėnesį, paruošimas ir diegimas per 30 dienų atima maždaug 20 darbo valandų. Investicija atsiperka per pirmus du mėnesius, o toliau lieka pastovus sutaupymas.

Antras rodiklis, kurį verta stebėti, yra dalis juodraščių, praeinančių beveik be taisymų. Pirmą savaitę dažnai būna apie pusę, ketvirtą, jei taisyklės tikslinamos, dažniausiai jau daugiau. Jei šis skaičius nejuda, problema ne AI, o pavyzdžių ir taisyklių kokybė.

Dažniausios klaidos per pirmąsias 30 dienų

Pasirenkamas procesas, kurio niekas nemėgsta, bet kuris vyksta retai. Erzina labiausiai, o naudos duoda mažiausiai. Pataisymas: rinkitės pagal dažnumą, ne pagal emocijas. Kada verta iš viso nepradėti, aprašėme tekste apie tai, kada automatizavimas neapsimoka.

Diegiama iš karto be žmogaus peržiūros. Pirma rimta klaida pas klientą sugadina pasitikėjimą visam projektui. Pataisymas: pirmas mėnuo visada su tvirtinimu.

Nefiksuojama pradinė būklė. Po mėnesio niekas nebeprisimena, kiek laiko procesas atimdavo anksčiau. Pataisymas: keturi skaičiai iš pirmos savaitės.

Sprendimas paleidžiamas ir paliekamas. Po dviejų mėnesių pasikeičia kainos, šablonai ar sistemos, ir rezultatas tyliai pablogėja. Pataisymas: aiškus šeimininkas ir mėnesinė peržiūra, kaip aprašyta tekste apie AI priežiūrą po diegimo.

Komandai pranešama paskutinę savaitę. Tada bandymas virsta gynyba. Pataisymas: žmonės, kurie dirba su procesu, įtraukiami pirmą savaitę, nes jie ir žino, kur tikrosios išimtys. Praktinį būdą aprašėme tekste apie pokyčių valdymą diegiant AI.

Vienas žmogus ir dešimties žmonių komanda

Jei dirbate vienas ar dviese, 30 dienų ciklas paprastas: pasirinkote procesą, susirinkote pavyzdžius, paleidote, pamatavote. Vienintelė reali rizika yra pasirinkti per platų procesą, todėl geriau imti siaurą atvejį, kuris kartojasi kasdien.

Dešimties žmonių komandoje pridedami trys dalykai. Pirmas: vienas atsakingas žmogus, kuris veda ciklą, nes bendra atsakomybė reiškia, kad procesu niekas nesirūpina. Antras: susitarimas, kas turi teisę keisti taisykles, nes kitaip po mėnesio niekas nežino, kodėl rezultatas pasikeitė. Trečias: trumpas pristatymas komandai ketvirtos savaitės pabaigoje, kad kiti matytų, kas realiai pasikeitė. Formalesnę tokio bandymo struktūrą aprašėme tekste apie AI pilotinį projektą.

Prieštaravimai, kurie kyla dažniausiai

„Mūsų procesas per daug išimčių turi." Beveik visada tiesa, ir tai nėra kliūtis. Automatizuojama ta dalis, kuri kartojasi, o išimtys nukreipiamos žmogui. Procesas, kur dauguma atvejų tipiniai, jau tinka.

„Per mėnesį nespėsime, nes turime kitų darbų." Ciklas realiai atima kelias dešimtis valandų per mėnesį, o didžioji dalis tenka antrai savaitei. Tai vienas darbuotojas dvi valandas per dieną savaitę laiko, ne visos komandos projektas.

„O jei po mėnesio paaiškės, kad neapsimoka?" Tada jūs sutaupėte pusmetį ir kelis tūkstančius eurų, kuriuos būtumėte išleidę dideliam projektui. Neigiamas atsakymas per 30 dienų yra normalus ciklo rezultatas, ne nesėkmė.

Kodėl 30 dienų geriau nei didelis projektas

Ilgi, mėnesius trunkantys projektai turi vieną esminę silpnybę: nauda pasimato tik pačioje pabaigoje, o iki tol lieka tik kaštai ir neaiškumas. Trumpas 30 dienų ciklas veikia priešingai. Jau pirmą mėnesį matote realų rezultatą ir tik tada sprendžiate, ar plėsti toliau.

Šio kelio privalumai:

• Maža rizika. Investuojate nedaug ir greitai suprantate, ar verta tęsti.
• Greitas mokymasis. Kiekvienas ciklas parodo, kas veikia jūsų įmonėje.
• Komandos pasitikėjimas. Žmonės mato naudą greitai, todėl priešinasi mažiau.

Kai pirmas procesas veikia patikimai, antram ciklui prireiks mažiau laiko, nes pagrindas ir įpročiai jau bus. Taip automatizavimas tampa ne vienkartiniu projektu, o nuolatiniu būdu tobulinti darbą žingsnis po žingsnio. Jei šio ciklo nenorite eiti vieni, į ką atkreipti dėmesį renkantis pagalbą, aprašėme tekste apie procesų automatizavimo agentūrą Lietuvoje.

Norite pereiti šį kelią su patirties turinčiu partneriu? Susipažinkite su AI partnerio paslauga arba rezervuokite nemokamą konsultaciją.