Automatizuoti procesus ar ieškoti klientų: nuo ko pradėti

Klausimas, kurį girdime kas kelias savaites, skamba maždaug taip: turime tris tūkstančius eurų per mėnesį, ir nesuprantame, ar juos dėti į vidaus procesų automatizavimą, ar į naujų klientų paiešką. Įprastas atsakymas „abu svarbu“ yra teisingas ir visiškai nenaudingas. Biudžetas dalijamas ne pagal svarbą, o pagal eiliškumą.

Šis tekstas duoda sprendimo rėmą. Ne apžvalgą technologijų, o būdą per pusvalandį nuspręsti, kur pirmas euras duos daugiau.

Vienas sakinys, kuris atsako į beveik viską

Automatizavimas padidina darbo, kurį jau turite, pralaidumą. Klientų paieška sukuria patį darbą.

Iš to seka du dalykai, kurių niekas neapeina. Automatizuoti tuščią pardavimų kanalą beprasmiška: greičiau apdorosite nulį užklausų. Pripildyti kanalą, kurio komanda nepajėgia aptarnauti, taip pat beprasmiška: sumokėsite už pokalbius, kuriuos patys sugadinsite vėluodami.

Taigi klausimas nėra „kas naudingiau“. Klausimas yra „kur šiandien mano siaurumas“.

Verta iškart pasakyti, iš kur rašau. Valdau dvi įmones: Retos galimybes, kuri dirba su dirbtiniu intelektu įmonės viduje, ir pardavimų agentūrą Ripe Leads, kuri daro outbound kampanijas Europos rinkose. Tai ne nepriklausoma rekomendacija, o paaiškinimas, kodėl ribą tarp šių dviejų dalykų matau kasdien.

Pirmas klausimynas: ar jūsų siaurumas viduje

Atsakykite taip arba ne. Skaičiuokite tik aiškius „taip“.

1. Ar komanda reguliariai dirba ilgiau, nei numatyta, ir tai jau ne sezoninis pikas?
2. Ar atsakymas klientui vidutiniškai užtrunka ilgiau nei parą?
3. Ar bent vienas žmogus kas savaitę praleidžia keturias ar daugiau valandų perrašinėdamas duomenis iš vienos sistemos į kitą?
4. Ar per pastarąjį pusmetį pametėte ar pavėlavote užklausą dėl to, kad ji tiesiog kažkur užstrigo?
5. Ar marža krenta, nors pajamos tos pačios?
6. Ar atsisakėte užsakymo, nes nebuvo kam jo padaryti?

Keturi ar daugiau „taip“ reiškia, kad pinigai pirmiausia turi eiti į vidų. Šešto klausimo „taip“ vienas pats yra pakankamas argumentas: jei atmetate darbą, kurį jums jau atneša, mokėti už dar daugiau darbo yra tiesiog brangu.

Antras klausimynas: ar jūsų siaurumas išorėje

1. Ar kalendoriuje yra savaičių su nė vienu pardavimų pokalbiu?
2. Ar per pastaruosius tris mėnesius daugiau nei pusė naujų klientų atėjo iš rekomendacijų, tai yra iš šaltinio, kurio nevaldote?
3. Ar galėtumėte rytoj priimti dar tris klientus be naujų samdymų?
4. Ar žinote, kurioms konkrečioms įmonėms jūsų pasiūlymas tinka, ir galėtumėte jas išvardyti?
5. Ar pardavimų prognozė kitam ketvirčiui remiasi viltimi, o ne pipeline?
6. Ar per pastaruosius metus praradote didelį klientą, ir jo niekas nepakeitė?

Keturi ar daugiau „taip“ reiškia, kad automatizavimas palauks. Trečias klausimas čia svarbiausias: jei laisvo pajėgumo nėra, naujų pokalbių pirkimas duos ne augimą, o chaosą.

Jei abu klausimynai surinko po keturis, jūsų problema ne biudžeto paskirstymas, o tai, kad procesas neaptarnauja net dabartinio srauto. Tada pirma tvarkomas vidus, nes kitaip mokate už pokalbius, kuriuos pralaimėsite dėl vėlavimo.

Kainos logika: kodėl vieną pusę palyginti lengviau

Outbound kainą galima pasakyti garsiai. Ripe Leads atveju paruošimas ir pirmas mėnuo kainuoja 3 750 EUR, toliau 2 850 EUR per mėnesį, o sutartis nutraukiama kas mėnesį. Susitikimų skaičius negarantuojamas, ir tai sąmoningai: B2B šaltuose laiškuose atsako tik maža dalis kontaktų, o kiek iš jų virs susitikimais, priklauso nuo pasiūlymo, ne nuo kampanijos technikos.

Automatizavimo kaina taip nepasakoma, nes ji priklauso nuo proceso. Vietoje kainoraščio naudokite skaičiavimo būdą, kurį detaliai aprašėme tekste apie automatizavimo ROI:

• Dvi savaites matuokite, kiek valandų procesas realiai atima. Ne spėkite.
• Padauginkite iš pilnų darbo vietos kaštų per valandą, ne iš bruto atlyginimo.
• Nurašykite dalį, kuri liks rankinė. Automatizavimas retai pašalina viską.
• Prie kaštų pridėkite diegimą, mokymus ir mėnesinę priežiūrą.

Dabar abi puses galima palyginti viena eilute. 2 850 EUR per mėnesį, esant 20 EUR pilnai valandos kainai, atitinka maždaug 140 sutaupytų valandų per mėnesį. Jei jūsų automatizavimo kandidatas realiai atlaisvintų 20 valandų, jis pigus ir jį verta daryti pirma. Jei atlaisvintų 4 valandas, jis nekonkuruoja nė su vienu variantu, ir sprendimas iš tikrųjų yra tarp outbound ir nedarymo nieko.

Toks palyginimas nėra tobulas, nes valandos ir pajamos nėra tas pats matas. Bet jis pakankamai geras, kad pokalbis apie biudžetą nustotų remtis nuojauta.

Dažniausia klaida: perkama abu vienu metu

Maža komanda, kuri tą patį mėnesį pradeda outbound kampaniją ir automatizavimo diegimą, beveik visada gauna prastesnį rezultatą nei būtų gavusi darydama vieną dalyką.

Priežastis paprasta ir mechaniška. Abu projektai reikalauja to paties: vadovo dėmesio ir žmonių, kurie žino, kaip darbas vyksta iš tikrųjų. Diegimui reikia jų laiko procesui aprašyti ir testuoti. Outbound atsakymams reikia jų laiko atsakyti per kelias valandas, kol susidomėjimas gyvas. Kai abu vyksta kartu, atsakymai vėluoja, o diegimas stringa ties „paklausim vėliau“.

Praktinė riba tokia pati kaip renkantis tarp outbound ir inbound: kol pardavimais užsiima mažiau nei trys žmonės, darykite vieną dalyką ir užbaikite jį. Antras paleidžiamas tada, kai pirmas veikia be kasdienio gesinimo.

Kas keičia atsakymą

Sezoniškumas. Jei jūsų pikas rugsėjį, outbound paleidžiamas liepą, nes pirmi rezultatai ateina per kelias savaites, o ne per dieną. Automatizavimas prieš piką yra rizika: nauja sistema lūžta būtent tada, kai jos labiausiai reikia.

Sandorio dydis. Kai vidutinis sandoris didelis, vienas papildomas klientas dengia metinį outbound biudžetą, ir sprendimas beveik visada krypsta į paiešką. Kai sandoriai maži ir kartojasi, vertė slypi apdorojimo kaštuose, tai yra viduje.

Rinkos dydis. Jei jūsų idealių klientų Lietuvoje yra kelios šimtai, sąrašas išsemiamas per kelis mėnesius. Tada arba plečiatės į kitas rinkas, ir kampanijos kalba tampa atskiru klausimu, arba grįžtate prie vidaus efektyvumo, nes augti nebėra kur.

Komandos nusiteikimas. Jei žmonės jau pavargę nuo rankinio darbo, automatizavimo projektas gauna palaikymą. Jei jie jaučia, kad darbo mažėja, outbound gauna palaikymą. Šis veiksnys nėra racionalus, bet jis lemia, ar projektas apskritai bus naudojamas.

Praktinis eiliškumas

Daugumai smulkių ir vidutinių įmonių tvarka atrodo taip:

1. Išmatuokite abu klausimynus. Pusvalandis, ne strateginė sesija.
2. Aiškiam siaurumui skirkite visą biudžetą. Ne pusę.
3. Duokite tris mėnesius ir vieną rodiklį: arba sutaupytos valandos, arba susitikimų skaičius.
4. Tik po to imkitės antros krypties.

Jei matavimas parodė, kad procesas atima mažai laiko ir keičiasi dažnai, prieš investuojant verta perskaityti, kada automatizavimas neapsimoka. Kartais teisingas atsakymas yra nedaryti nieko ir palikti pinigus paieškai.

Norite pamatuoti vidinę pusę su skaičiais, o ne su nuojauta? Užsisakykite nemokamą AI auditą, kuriame išgryninsime, kiek valandų realiai atima jūsų procesai, ir ar tos valandos verčia investiciją.