Kokią CRM sistemą pasirinkti mažam verslui?

Mažam ir vidutiniam B2B verslui dažniausiai tinka paprastas, pardavimams skirtas CRM, kurį komanda realiai pildys. Svarbiausia ne prekės ženklas ar funkcijų gausa, o tai, ar sistema atitinka jūsų procesą ir ar ja naudositės kasdien. Galingiausias CRM, likęs tuščias, yra bevertis, o paprastas, pildomas nuosekliai, duoda realią naudą.

Ko reikia CRM sistemai pardavimuose?

Pagrindinis dalykas yra viena vieta, kur matomi visi kontaktai, sandoriai ir jų etapai. Papildomai naudingos funkcijos yra sekimo priminimai, pardavimų kanalo vaizdas ir integracija su el. paštu. Pradedant nereikia visų galimybių, užtenka to, kas neleidžia pamesti kontaktų ir rodo, kuriame etape yra kiekvienas sandoris.

Kokia dažniausia CRM diegimo klaida?

Dažniausia klaida yra pasirinkti galingą sistemą ir tikėtis, kad ji pati sutvarkys pardavimus. CRM netvarko pardavimų, jį tvarko procesas ir žmonės, kurie jį pildo. Kita dažna klaida yra per sudėtingas įdiegimas, dėl kurio komanda nustoja naudotis. Paprasta sistema, naudojama nuosekliai, nugali sudėtingą, likusią tuščią.

CRM sistema pardavimams: kokią pasirinkti LT verslui

CRM pasirinkimas dažnai virsta funkcijų palyginimo lentelėmis ir ilgomis diskusijomis. Tuo tarpu tikroji problema paprasta: ar komanda realiai naudos sistemą kasdien. Galingiausias CRM, kurio niekas nepildo, yra brangus tuščias langas. Šis vadovas: kaip pasirinkti sistemą, kuri realiai padės, o ne taps dar viena nenaudojama programa.

CRM egzistuoja vienam tikslui

CRM yra tam, kad nė vienas kontaktas ir sandoris nepasimestų. Viskas kita: papildoma. Pagrindinė jo nauda:

Viena vieta visiems kontaktams ir sandoriams.
Matomi etapai: kuriame piltuvo etape yra kiekvienas sandoris.
Sekimo priminimai: kad nė vienas kontaktas neliktų be follow-up.

Jei sistema daro šiuos dalykus ir komanda ją pildo, ji jau atlieka savo darbą.

Svarbiausias kriterijus: ar ja naudositės

Renkantis CRM lengva pasiklysti funkcijose. Bet svarbiausias klausimas ne „kiek jis moka“, o „ar komanda ją realiai pildys“. Paprasta sistema, naudojama nuosekliai, nugali galingą, likusią tuščią. Todėl rinkitės pagal tai, kaip lengvai ja naudotis, ne pagal galimybių sąrašą.

Ko reikia, o ko ne

Pradedant nereikia visų galimybių. Reikia:

Vietos, kur matomi visi kontaktai.
Aiškaus pardavimų kanalo vaizdo.
Integracijos su el. paštu.

Sudėtinga automatizacija, prognozės ir dešimtys laukų gali palaukti. Per daug funkcijų iškart dažnai baigiasi tuo, kad komanda pasimeta ir nustoja naudotis.

Konkretūs pasirinkimai

Rinkoje yra keli populiarūs variantai skirtingiems poreikiams. Jų palyginimą: Pipedrive ar HubSpot ir kada užtenka nemokamo CRM: nagrinėjame atskirai. Bendra taisyklė ta pati: pradėkite nuo paprasto ir plėskite tik tada, kai jaučiate konkretų apribojimą.

Dažniausia klaida

Įmonės perka galingą CRM ir tikisi, kad jis „sutvarkys pardavimus“. Įrankis netvarko pardavimų: jį tvarko procesas ir žmonės. Kita dažna klaida: per sudėtingas įdiegimas, dėl kurio komanda nustoja pildyti. Sistema yra tokia gera, kiek nuosekliai naudojama.

CRM ir srautas

Svarbus įspėjimas: CRM tvarko tai, kas jau ateina. Jis nesukuria naujų kontaktų. Tobula sistema su tuščiu piltuvu lieka tuščia. CRM sustiprina klientų paieškos srautą, bet jo nepakeičia. Pirma srautas, tik paskui jo tvarkymas.

Kiek CRM realiai kainuoja

Licencijos kaina yra mažiausia išlaidų dalis, todėl sprendimą priimti pagal ją klaidinga.

Tarkime, trijų pardavėjų komanda. Paprasto CRM licencija apie 15 eurų vienam žmogui per mėnesį, tai yra 45 eurai per mėnesį arba 540 eurų per metus. Įdiegimas, laukų sutvarkymas ir komandos apmokymas atima apie 20 valandų. Jei vidinė valandos kaina 25 eurai, tai dar 500 eurų vienkartinių. Pirmi metai: apie 1040 eurų.

Dabar kita pusė. Ta pati trijų žmonių komanda per mėnesį tvarko apie 60 aktyvių kontaktų. Be sistemos praktikoje pamirštama sekti maždaug kas dešimtą, tai yra 6 kontaktai per mėnesį arba 72 per metus. Jei iš dešimties tvarkingai sekamų kontaktų vienas tampa klientu, o vidutinis sandoris 2000 eurų, tie 72 pamiršti kontaktai yra apie 14 000 eurų neuždirbtų pajamų.

Skaičiai apytiksliai ir kiekvienoje įmonėje kitokie, bet santykis beveik visada toks pat: licencija kainuoja šimtus, užmaršumas kainuoja tūkstančius. Todėl ginčas dėl penkių eurų skirtumo tarp planų yra ne ta vieta, kur verta leisti laiką. Kaip užmaršumą sustabdyti procesu, o ne gera valia, aprašėme CRM higienos tekste.

Kaip įsidiegti per dvi savaites

Užrašykite savo etapus popieriuje. Prieš liečiant bet kokią sistemą. Daugumai B2B verslų užtenka penkių ar šešių etapų nuo pirmo kontakto iki pasirašymo. Jei etapų dar nėra, pradėkite nuo pardavimų proceso sudėliojimo.
Sukurkite tik tuos laukus, kuriuos pildysite. Įmonė, kontaktas, šaltinis, suma, kito veiksmo data. Visa kita pridedama vėliau, kai realiai pasigendama.
Suveskite tik gyvus sandorius. Ne visą archyvą. Trisdešimt aktyvių sandorių yra pakankamas startas, o penki šimtai mirusių kontaktų tik užteršia vaizdą.
Prijunkite el. paštą. Tai vienintelė integracija, kuri atsiperka jau pirmą savaitę, nes susirašinėjimas patenka į sistemą be rankinio darbo.
Susitarkite dėl vienos taisyklės. Pavyzdžiui: kiekvienas sandoris turi kitą veiksmą su data. Viena taisyklė, kurios laikomasi, verta dešimties, kurių nesilaikoma.
Peržiūrėkite kanalą kartą per savaitę. Penkiolika minučių visai komandai. Be šios peržiūros sistema per mėnesį virsta archyvu.

Po dviejų savaičių jau matyti, ar komanda pildo. Jei ne, problema yra procese arba taisyklių gausoje, ne įrankyje.

Dažniausios klaidos ir kaip jas taisyti

Per daug privalomų laukų. Pardavėjas vengia vesti sandorį, nes tai užtrunka. Taisymas: palikti tris ar keturis privalomus laukus, likusius padaryti neprivalomus.
Etapai aprašo jūsų darbą, ne kliento. „Išsiųstas pasiūlymas“ nieko nesako apie tai, ką nusprendė pirkėjas. Taisymas: etapas keičiasi tada, kai kažką padaro klientas, ne kai kažką padarote jūs.
Sandoriai be datos. Kanalas atrodo pilnas, bet pusė jo mirę prieš pusmetį. Taisymas: sandoris be kito veiksmo datos laikomas nebeaktyviu. Kodėl sandoriai užstringa piltuve, nagrinėjame atskirai.
Perkeliama viskas iš senos lentelės. Kartu perkeliamas ir chaosas. Taisymas: perkelti tik tuos kontaktus, su kuriais kalbėta per pastaruosius šešis mėnesius.
Sistema pildoma tik prieš vadovo peržiūrą. Duomenys tampa spektakliu. Taisymas: peržiūrėti kanalą dažniau ir trumpiau, tada apsimetinėti nebeapsimoka.
Perkama automatizacija prieš įprotį. Automatiniai laiškai iš tuščios sistemos siunčia į niekur. Taisymas: pirma nuoseklus pildymas, tik paskui integracijos su el. paštu ir AI.

Vienas pardavėjas ar dešimties žmonių komanda

Vienas žmogus. Jam CRM pirmiausia yra atmintis. Pakanka kontaktų sąrašo, etapų ir priminimų. Nemokamo plano dažnai užtenka ilgai, ir tai normalu.

Trys ar daugiau žmonių. Atsiranda antra funkcija: bendras vaizdas. Vadovui reikia matyti, kur stringa sandoriai ir ar užtenka naujų kontaktų. Nuo šio taško būtini vienodi etapų pavadinimai ir sutarti konversijos rodikliai etapais, kitaip kiekvienas skaičiuoja savaip.

Dešimt ir daugiau. Atsiranda trečia funkcija: prognozė. Kad pipeline prognozavimas turėtų prasmę, visi turi pildyti vienodai. Todėl didesnėse komandose įdiegimas yra labiau susitarimų, o ne technikos darbas.

Prieštaravimai ir sąžiningi atsakymai

„Mums užtenka lentelės.“ Kurį laiką tikrai užtenka, ypač vienam žmogui. Riba pasiekiama tada, kai reikia priminimų ir kai su tais pačiais duomenimis dirba antras žmogus. Lentelė neprimena ir nesaugo susirašinėjimo.

„Komanda priešinsis.“ Priešinamasi ne sistemai, o papildomam darbui be matomos naudos. Jei pardavėjas iš CRM gauna savo dienos sąrašą, pasipriešinimas dingsta savaime.

„Migruoti per brangu.“ Migruoti reikia mažiau, nei atrodo. Aktyvūs sandoriai ir kontaktai, su kuriais realiai bendrauta, o likusi dalis gali pasilikti sename faile.

„Vėliau vis tiek keisime sistemą.“ Greičiausiai taip, ir tai nėra problema. Švarūs duomenys persikelia į bet kurią sistemą, o įprotis pildyti persikelia dar lengviau.

Kaip suprasti, kad CRM veikia

Po trijų mėnesių verta atsakyti į kelis klausimus. Jie parodo daugiau nei bet kokia sistemos ataskaita.

Ar sandoriai turi kito veiksmo datą? Jei daugiau nei ketvirtadalis aktyvių sandorių jos neturi, sistema pildoma formaliai. Tai pirmas ir pats patikimiausias ženklas.

Ar vadovas skaičius ima iš sistemos, ar iš atskiros lentelės? Jei vis dar iš lentelės, vadinasi, sistema nepasitikima, o tai reiškia, kad ji pildoma nevienodai.

Ar naujas žmogus per dešimt minučių supranta, kur yra sandoris? Jei tam reikia paklausti kolegos, etapai aprašo ne procesą, o įpročius.

Ar sistema atidaroma kasdien, ar tik prieš pasitarimą? Kasdien atidaroma sistema tampa darbo įrankiu. Kartą per savaitę atidaroma lieka ataskaita.

Jei bent du atsakymai neigiami, keisti reikia ne sistemos. Reikia sumažinti privalomų laukų skaičių, susitarti dėl vienos taisyklės ir prie jos grįžti kas savaitę. Įrankio keitimas šioje vietoje yra brangiausias būdas nepakeisti nieko.

Kai atsakymai teigiami, atsiranda prasmė kitiems žingsniams: lead scoring, automatiniai priminimai, ataskaitos vadovybei. Iki tol tai tik papildomas svoris.

Platesnį kontekstą, kaip susitikimų knygojimas ir CRM susijungia į vieną procesą, rasite susitikimų knygojimo ir CRM vadove.

Tinkamas CRM ir švarus procesas padeda tvarkyti kontaktus, bet srautą pirma reikia sukurti. Mes tuo užsiimame per savo pardavimų agentūrą Ripe Leads: atvedame susitikimus ir perduodame kontaktus tvarkingai, kad jūsų CRM pildytųsi realiais sandoriais. Jei norite srauto, o ne tik geresnės sistemos jam saugoti, verta pasikalbėti.