Susitikimų knygojimo įrankiai: Calendly ir alternatyvos

Laiškų grandinė „gal antradienį?“, „ne, geriau trečiadienį“, „o kelinta?“: klasikinis būdas prarasti susitikimą dar jam neįvykus. Knygojimo įrankiai egzistuoja tam, kad šios grandinės nebūtų. Bet įrankis gali ir padėti, ir trukdyti. Šis vadovas: kaip pasirinkti ir naudoti taip, kad jis mažintų trintį, o ne pridėtų.

Ką įrankis sprendžia

Pagrindinė knygojimo įrankio nauda, jis leidžia klientui pasirinkti laisvą laiką pačiam, be laiškų derinimo. Tai:

• Pašalina pirmyn atgal susirašinėjimą.
• Pagreitina perėjimą į kalendorių.
• Sumažina trintį, kuri kainuoja susitikimus.

Kai naudojamas gerai, įrankis paverčia „taip“ konkrečiu laiku per kelias sekundes.

Calendly ir alternatyvos

Calendly yra bene žinomiausias, bet ne vienintelis. Yra daug panašių įrankių, įskaitant integruotus tiesiai į CRM ar el. pašto platformas. Renkantis svarbu ne funkcijų gausa, o du dalykai:

• Susijungimas su jūsų kalendoriumi ir procesu.
• Paprastumas klientui: kad užtruktų kelias sekundes.

Geriausias įrankis yra tas, kurį realiai naudojate, o ne turtingiausias funkcijomis, likęs nesukonfigūruotas.

Kada įrankis trukdo

Įrankis gali ir pakenkti, jei prideda trinties, o ne ją mažina:

• Per daug žingsnių ar laukų prieš patvirtinimą.
• Painus sąsaja, kurioje klientas pasimeta.
• Nuoroda vietoj asmeninio dėmesio aukštos vertės kontaktui.

Kiekvienas papildomas paspaudimas knyguojant kainuoja dalį susitikimų. Paprastumas svarbesnis už galimybes.

Kaip sukonfigūruoti per dvidešimt minučių

Daugumą įrankių galima paleisti per vieną popietę, o dauguma problemų kyla ne iš platformos pasirinkimo, o iš nustatymų. Praktiškas rinkinys:

1. Du susitikimų tipai, ne dešimt. Trumpas susipažinimo pokalbis ir ilgesnis darbinis. Daugiau tipų klientui reiškia papildomą sprendimą, kurio jis nenori priimti.
2. Realios laisvos valandos. Palikite tik tas valandas, kuriomis tikrai galite kalbėti, ir įjunkite bent penkiolikos minučių tarpą tarp susitikimų. Kalendorius, sudėtas nugara į nugarą, atrodo produktyviai iki pirmo vėlavimo.
3. Minimalūs laukai. Vardas ir el. paštas. Įmonės pavadinimą, dydį ir veiklą beveik visada rasite patys.
4. Vienas naudingas klausimas. Vienintelis laukas, kuris apsimoka: ko klientas tikisi iš pokalbio. Jo atsakymas ir yra jūsų pasiruošimo medžiaga.
5. Automatiniai priminimai. Vienas dieną prieš, vienas valandą prieš. Tai pigiausias esantis būdas sumažinti neatvykimus.
6. Laiko juostos ir kalba. Jei dirbate su užsienio klientais, patikrinkite, kaip laikas rodomas jų juostoje ir kokia kalba ateina patvirtinimo laiškas.

Šeši punktai, dvidešimt minučių. Toliau įrankio liesti nereikia mėnesiais.

Ką kainuoja vienas papildomas žingsnis

Aritmetika parodo, kodėl paprastumas svarbesnis už galimybes. Tarkime, per mėnesį nuorodą į kalendorių išsiunčiate 100 kartų. Jei forma paprasta, laiką pasirenka, sakykime, 40 žmonių. Jei formoje penki privalomi laukai ir du ekranai, dalis pasitraukia pusiaukelėje, ir realiai lieka apie 32.

Aštuoni susitikimai skirtumo per mėnesį. Jei kas trečias susitikimas virsta pasiūlymu, o kas trečias pasiūlymas sandoriu, tai maždaug vienas prarastas klientas per mėnesį vien dėl formos laukų. Per metus susidaro dvylika.

Skaičiai iliustraciniai, bet kryptis stabili: viskas, ką galite išsiaiškinti patys, neturi būti klausiama formoje. Tas pats galioja ir laiko pasirinkimui. Jei siūlote tik tris laisvas valandas per savaitę, dalis žmonių nepataikys į jas ir tiesiog uždarys puslapį, o antro bandymo dažniausiai nebūna.

Kaip įrankis įsijungia į likusį procesą

Knygojimo įrankis vienas neduoda beveik nieko. Jis pradeda dirbti tada, kai sujungtas su trimis dalykais.

Pirma, su vieta, kur laikote kontaktus. Jei užsiregistravęs žmogus neatsiranda CRM sistemoje automatiškai, kažkas jį suves ranka arba nesuves visai. Antra vertus, tvarkos CRM sistemoje įrankis nesukuria, jis tik greičiau prineša duomenų.

Antra, su priminimais. Vien laiškų dažnai neužtenka, o trumpa žinutė dieną prieš susitikimą veikia geriau nei dar vienas laiškas. Kaip tai sudėlioti, aprašome tekste apie balso paštą ir SMS follow-up.

Trečia, su tuo, kas vyksta po susitikimo. Įrankis suveda žmones į vieną valandą, bet sandoris juda tik tada, kai po pokalbio ateina konkretus kitas žingsnis. Šią dalį aptariame follow-up po susitikimo tekste.

Lietuvos kontekstas

Vietinė praktika nuo užsienio skiriasi keliais dalykais. Pirma, ne visiems nuoroda yra savaime suprantama. Tradiciniuose sektoriuose ir vyresnės kartos vadovams kalendoriaus nuoroda vis dar atrodo kaip perteklinis žingsnis, todėl saugiausia siūlyti abu variantus viename sakinyje: du konkretūs laikai ir nuoroda tam, kam patogiau pasirinkti pačiam.

Antra, kalba. Patvirtinimo ir priminimo laiškai iš daugumos įrankių ateina angliškai, o tai lietuviškame susirašinėjime atrodo neatidžiai. Prieš paleidžiant verta patikrinti, ar automatinius tekstus galima perrašyti lietuviškai. Tai penkios minutės darbo, o skirtumas matomas.

Trečia, duomenys. Knygojimo forma renka asmens duomenis, todėl galioja tos pačios taisyklės kaip ir visur kitur: rinkite tik tai, ko realiai reikia, ir žinokite, kur duomenys laikomi. Papildomi laukai čia kainuoja du kartus, nes mažina konversiją ir didina duomenų apimtį be aiškios naudos.

Vienas žmogus ir pardavimų komanda

Dirbant vienam viskas paprasta: viena nuoroda, du susitikimų tipai, priminimai. Papildomų funkcijų ieškoti nereikia.

Komandoje atsiranda du klausimai, kurių solo atveju nėra. Pirmas: kas gauna susitikimą, kai nuoroda bendra. Paskirstymas pagal eiliškumą veikia gerai tol, kol visi turi panašią kompetenciją, o kai nebe, geriau turėti atskiras nuorodas pagal segmentą. Antras: kas atsako, jei žmogus neatvyko. Be aiškaus savininko toks kontaktas tyliai dingsta, nes visi mano, kad juo pasirūpins kitas.

Praktinis kriterijus paprastas: kai susitikimus knyguoja daugiau nei du žmonės, reikia sutarti dėl paskirstymo taisyklės ir dėl to, kas per parą susisiekia su neatvykusiais. Viskas kita lieka taip pat.

Dažniausios klaidos ir ką daryti vietoj to

• Nuoroda siunčiama vietoj atsakymo. Kai žmogus paklausia kainos, o gauna nuorodą į kalendorių, tai atrodo kaip vengimas. Pirma atsakykite, tik paskui siūlykite laiką.
• Kalendorius nesutvarkytas. Jei įrankis rodo laisvas valandas, kuriomis realiai esate užimti, teks perkelti susitikimą, o perkėlimas kainuoja daugiau nei sutaupė nuoroda.
• Per daug susitikimų tipų. Šeši variantai su skirtingomis trukmėmis paverčia paprastą veiksmą sprendimu.
• Patvirtinimo laiškas be turinio. Laiške turi būti ne tik laikas, bet ir viena eilutė, apie ką kalbėsite. Tai mažina neatvykimų skaičių labiau nei bet kokie priminimai.
• Nuoroda naudojama svarbiausiems kontaktams. Didelės vertės klientui asmeniškai pasiūlyti du laikus paprasčiausiai mandagiau.
• Atsakymai apdorojami per lėtai. Nuoroda nepadeda, jei į teigiamą atsakymą reaguojate po dviejų dienų. Kaip tai suvaldyti, rašome tekste apie atsakymų valdymą.

Kada geriau asmeniškai

Ne visiems susitikimams tinka nuoroda. Aukštos vertės arba sudėtingiems sandoriams asmeninis laiko pasiūlymas kartais veikia geriau, jis rodo dėmesį ir rimtumą. Įrankis puikus didesnei apimčiai, bet svarbiausiems kontaktams verta likti asmeniškam. Sprendimas priklauso nuo susitikimų kiekio ir vertės.

Įrankis yra dalis, ne visuma

Knygojimo įrankis tvarko vieną žingsnį: laiko pasirinkimą. Jis neatveda kontaktų ir neužtikrina, kad susitikimas įvyks. Prieš jį reikia srauto, po jo: priminimų prieš susitikimą. Įrankis sustiprina sistemą, bet jos nepakeičia.

Platesnį kontekstą, kaip susitikimų knygojimas ir CRM susijungia į vieną procesą, rasite susitikimų knygojimo ir CRM vadove.

---

Įrankiai tvarko laiko pasirinkimą, bet susitikimą pirma reikia sukurti ir jį apsaugoti nuo neįvykimo. Mes tuo užsiimame per savo pardavimų agentūrą Ripe Leads: atvedame susitikimus, knyguojame juos į jūsų kalendorių ir primename, kad jie realiai įvyktų. Jei norite pilno srauto iki kalendoriaus, o ne tik įrankio, verta pasikalbėti.