Nemokamas CRM: ar užtenka pradedant ir kur jo ribos

„Ar galima pradėti su nemokamu CRM, ar iškart reikia mokėti?“: klausimas, kurį užduoda beveik kiekvienas mažas verslas. Atsakymas nustebina: pradedant nemokamos versijos dažnai visiškai pakanka. Didesnė problema paprastai ne plano ribos, o tai, ar sistema apskritai pildoma. Šis vadovas: ką nemokamas CRM duoda ir kada jį verta keisti.

Ką nemokamas CRM sprendžia

Pagrindinė CRM problema, kad kontaktai ir sandoriai nepasimestų. Nemokamas planas tai jau sprendžia:

• Visi kontaktai vienoje vietoje.
• Matomi sandorių etapai.
• Aiškus vaizdas, kas kur piltuve.

Šitai užtenka pradedančiai komandai. Prabangesnės funkcijos sprendžia problemas, kurių pradžioje dar nėra.

Kur nemokamo plano ribos

Nemokami planai turi apribojimų, ir verta juos žinoti:

• Vartotojų skaičius.
• Automatizacijos galimybės.
• Ataskaitos ir integracijų kiekis.

Šie trūkumai tampa svarbūs augant komandai ir apimčiai. Pradedant jie retai trukdo. Todėl bijoti jų iš anksto nėra prasmės.

Kada pereiti prie mokamo

Sprendimą pereiti turi lemti konkretus poreikis, ne baimė. Verta mokėti, kai aiškiai jaučiate apribojimą, kuris realiai kainuoja laiko:

• Trūksta automatizacijos, kurią darote ranka.
• Reikia daugiau vartotojų vietų.
• Būtina integracija, kurios nemokamas planas neturi.

Jei tokio konkretaus apribojimo dar nėra, mokėti anksti reiškia mokėti už nenaudojamas funkcijas, o tą patį biudžetą naudingiau pasverti klausimu, ar pirma automatizuoti procesus, ar ieškoti naujų klientų.

Didžiausia rizika nėra kaina

Svarbi tiesa: didesnė rizika ne nemokamo plano ribos, o tai, kad sistema, mokama ar ne, lieka nepildoma. Geriausias CRM yra tas, kurį realiai naudojate. Nemokama, pildoma sistema nugali brangią, tuščią. Todėl pradžioje svarbiau įprotis pildyti nei plano lygis.

Ką minimaliai turi turėti sistema

Renkantis nemokamą planą lengva pasimesti tarp funkcijų sąrašų. Praktiškai pradedančiai komandai reikia keturių dalykų, ir visi jie yra kiekviename rimtesniame nemokamame plane:

• Kontaktas su įmone. Vardas, pareigos, kontaktai ir ryšys su įmonės įrašu.
• Sandoris su etapu ir suma. Be sumos negalėsite prognozuoti, be etapo nematysite, kur viskas stringa.
• Kita veiksmo data. Svarbiausias laukas visoje sistemoje. Sandoris be kito žingsnio datos praktiškai jau prarastas.
• Paskutinio kontakto įrašas. Trumpas užrašas, ką kalbėjote, kad po trijų savaičių nereikėtų spėlioti.

Visa kita, nuo automatinių sekų iki prognozių lentelių, sprendžia problemas, kurių pradžioje dar nėra. Jei sistema turi šiuos keturis dalykus ir jūs juos pildote, ji jau atlieka darbą.

Kaip pradėti per vieną dieną

1. Susidėkite etapus pagal savo realų procesą. Ne pagal šabloną. Jei jūsų pardavimas yra pokalbis, pasiūlymas ir sutartis, tiek etapų ir tereikia. Kaip juos apibrėžti, aprašome pardavimų proceso nuo nulio tekste.
2. Suneškite tik gyvus sandorius. Ne visą pašto istoriją, o tuos kontaktus, su kuriais kalbate dabar. Paprastai jų būna nuo dešimties iki trisdešimties.
3. Kiekvienam nustatykite kitą veiksmo datą. Jei datos nėra, sandoris arba uždaromas, arba atidedamas su konkrečia data.
4. Susitarkite dėl vienos taisyklės. Pokalbis be įrašo sistemoje laikomas neįvykusiu. Viena taisyklė veikia geriau nei dešimties punktų tvarka.
5. Įsidėkite penkiolika minučių penktadieniais. Peržiūrite sandorius be kito žingsnio ir juos sutvarkote.

Ketvirtas ir penktas punktai svarbesni nei pats įrankio pasirinkimas. Apie tai plačiau CRM higienos tekste.

Kiek kainuoja nepildoma sistema

Aritmetika čia negailestinga. Tarkime, per mėnesį turite 25 aktyvius sandorius, o vidutinė jūsų sandorio vertė yra 4000 eurų.

Jei dėl netvarkos nepasekate keturių iš jų ir jie tyliai atvėsta, tai 16 000 eurų prarastų galimybių per mėnesį. Net jei realiai būtumėte laimėję tik ketvirtadalį, kalbame apie 4000 eurų.

Šiuos keturis sandorius paprastai prarandate ne dėl kainos ir ne dėl konkurento, o dėl to, kad niekas neprisiminė parašyti sutartu laiku. Tai vienintelė pardavimų problema, kurią sistema išsprendžia tiesiogiai.

Palyginkite tai su mokamo plano kaina, kuri trims žmonėms paprastai yra keliasdešimt eurų per mėnesį. Skaičiai rodo aiškiai: brangu ne mokėti už CRM, brangu jo nepildyti. Ir atvirkščiai, mokamas planas nepildomos sistemos neišgelbėja, nes automatika neturi ko automatizuoti.

Dažniausios klaidos

• Perkeliama visa istorija. Kelių metų kontaktų importas paverčia sistemą sąvartynu jau pirmą savaitę. Sprendimas: neškite tik gyvus sandorius, likusius laikykite atskirai.
• Susikuriama dešimt etapų. Kuo daugiau etapų, tuo dažniau jie pildomi netiksliai. Sprendimas: pradėkite nuo trijų ar keturių.
• Pildoma tik prieš susirinkimą. Duomenys, sutvarkyti likus valandai iki ataskaitos, netinka sprendimams. Sprendimas: pildykite iškart po pokalbio.
• Laukiama tobulo įrankio. Pusmetis, praleistas lyginant sistemas, kainuoja daugiau nei bet kuris netinkamas pasirinkimas. Sprendimas: pradėkite nuo bet kurio tvarkingo nemokamo plano.
• Perkamos funkcijos dėl viso ko. Mokamos automatizacijos be nusistovėjusio proceso lieka nenaudojamos. Sprendimas: pirma procesas, tada pardavimų automatizavimas.

Prieštaravimai ir sąžiningi atsakymai

„Man užtenka skaičiuoklės.“ Vienam žmogui su keliolika sandorių tai tiesa, ir tuo nėra ko gėdytis. Skaičiuoklė lūžta ties dviem dalykais: kai atsiranda antras žmogus ir kai reikia priminimų. Iki tol ji visiškai tinka.

„Bijome, kad nemokamas planas kada nors užsidarys.“ Rizika reali, todėl vienintelė būtina atsargumo priemonė yra galimybė duomenis eksportuoti. Prieš pradėdami pasitikrinkite, ar sistema leidžia išsikelti kontaktus ir sandorius į failą. Jei leidžia, persikelti vėliau bus techninis, o ne skausmingas darbas.

„Komanda nepildys.“ Dažniausiai nepildo todėl, kad nemato naudos sau. Padeda vienas dalykas: susirinkimuose remkitės tik tuo, kas yra sistemoje. Kai neužfiksuotas sandoris tampa nematomas, įrašai atsiranda per porą savaičių.

„Turime per mažai duomenų, kad būtų prasmės.“ Prasmė atsiranda nuo pirmo įrašo, nes CRM pirmiausia yra priminimų sistema, o ne analitikos įrankis. Ataskaitos ir prognozės ateina vėliau, kai duomenų susikaupia per kelis mėnesius.

Asmens duomenys ir GDPR

Nuo pirmos dienos verta susitarti dėl dviejų dalykų. Pirma, į CRM keliami tik veiklai reikalingi duomenys: kontaktinė informacija ir bendravimo istorija, be perteklinių asmeninių pastabų. Antra, turi būti aišku, ką darote, kai žmogus paprašo jo nebekontaktuoti.

Praktiškai tam reikia atskiro žymėjimo, kuris matomas visai komandai ir kurio jokia kampanija neapeina. Nemokami planai tokį lauką turi, todėl tai ne kainos, o susitarimo klausimas. Platesnį kontekstą Lietuvos rinkoje aprašome šalto el. pašto ir GDPR tekste.

Vienam žmogui ir dešimties žmonių komandai

Dirbdami vienas, laikykitės minimalizmo: keturi laukai, trys etapai ir penkiolika minučių per savaitę peržiūrai. Nemokamo plano jums pakaks ilgai, greičiausiai kelerius metus.

Dešimties žmonių komandoje bėda paprastai kyla ne dėl plano ribų, o dėl to, kad kiekvienas pildo savaip. Tada svarbiausia ne mokama versija, o susitarimas, ką reiškia kiekvienas etapas ir kada sandoris uždaromas. Kai komanda auga, prireikia ir paprasto balų sistemos principo, kad būtų aišku, kam skirti laiką pirmiausia. Mokamas planas tokiu atveju perkamas dėl vartotojų vietų ir automatizacijų, o ne dėl to, kad nemokamas blogas.

Praktinis kelias

Sveikas kelias daugumai mažų B2B verslų:

1. Pradėti nuo nemokamo ar paprasto plano.
2. Nuosekliai pildyti.
3. Pereiti prie mokamo tik pajutus konkretų apribojimą.

Palyginimą, Pipedrive ar HubSpot, nagrinėjame atskirai, bet principas tas pats: pradėkite paprastai, plėskite pagal poreikį.

Platesnį kontekstą, kaip susitikimų knygojimas ir CRM susijungia į vieną procesą, rasite susitikimų knygojimo ir CRM vadove.

---

CRM, nemokamas ar mokamas, tvarko tai, kas jau ateina, bet srautą pirma reikia sukurti. Mes tuo užsiimame per savo pardavimų agentūrą Ripe Leads: atvedame susitikimus ir perduodame kontaktus, kurie pildo jūsų sistemą realiais sandoriais. Jei norite, kad CRM turėtų ką saugoti, verta pasikalbėti.