Susitikimų knygojimas ir CRM: pardavimų įrankiai B2B

Pardavimų srautas dažnai lūžta ne prie pirmo kontakto, o paskui – kai pokalbis neužsifiksuoja kalendoriuje, kontaktas pasimeta be CRM, o susitartas susitikimas neįvyksta. Šis vadovas apie įrankius ir procesus, kurie neleidžia rezultatui iškristi tarp „įdomu“ ir realaus sandorio: susitikimų knygojimą, no-show mažinimą ir CRM pasirinkimą.

Nuo pokalbio prie kalendoriaus

Kai kontaktas parodo susidomėjimą, svarbiausias žingsnis – iškart pereiti į konkretų laiką. Kuo daugiau trinties tarp „taip“ ir įrašo kalendoriuje, tuo daugiau susitikimų iškrenta. Todėl booking procesas turi būti kuo paprastesnis: aiškus pasiūlymas laiko, patogus būdas patvirtinti ir minimalus laukimas. „Susisieksime dėl laiko“ yra vieta, kur miršta susitikimai.

Susitikimų knygojimo įrankiai

Knygojimo įrankiai (Calendly ir alternatyvos) leidžia klientui pasirinkti laisvą laiką pačiam, be laiškų pirmyn atgal. Tai pašalina trintį ir pagreitina procesą. Renkantis įrankį svarbu ne funkcijų gausa, o tai, kad klientui užtruktų kelias sekundes. Kiekvienas papildomas žingsnis knygojant kainuoja dalį susitikimų.

Kaip mažinti no-show

Susitartas susitikimas dar nėra įvykęs susitikimas. Neatvykimai (no-show) mažinami paprastais dalykais:

• Patvirtinimas iškart po sutarimo.
• Priminimai dieną prieš ir kelias valandas prieš.
• Trumpas tarpas tarp sutarimo ir susitikimo – kuo ilgiau laukiama, tuo daugiau atšąla.

Šie žingsniai nuobodūs, bet jie tiesiogiai lemia, kiek pokalbių realiai įvyksta. Priminimas dieną prieš dažnai smarkiai sumažina neatvykimų skaičių.

CRM: kokią sistemą pasirinkti

CRM egzistuoja tam, kad nė vienas kontaktas ir sandoris nepasimestų. Pasirinkimas paprastas, jei žiūrite ne į prekės ženklą, o į naudojimą:

• Pipedrive – paprastas, pigesnis, orientuotas į pardavimų kanalą. Tinka mažai pardavimų komandai.
• HubSpot – platesnis, jungia marketingą ir pardavimus, turi nemokamą planą. Gali būti per sudėtingas, jei reikia tik pardavimų.

Geriausias CRM yra tas, kurį komanda realiai pildo. Galingiausia sistema, likusi tuščia, yra bevertė. Pradedant dažnai užtenka nemokamo plano – svarbiau turėti vieną vietą visiems kontaktams nei mokėti už nenaudojamas funkcijas.

CRM higiena

CRM naudingas tik su švariais duomenimis. Dublikatai, tušti laukai ir pasenę kontaktai paverčia sistemą chaosu, kuriuo niekas nepasitiki. Todėl svarbu paprastas procesas: kaip vedami nauji kontaktai, kas atsakingas ir kada valoma bazė. Švarus CRM leidžia matyti realų pardavimų piltuvą ir prognozuoti, purvinas – tik apgaudinėja.

Ką automatizuoti pirmiausia

Pardavimų automatizavimas geriausiai pradedamas nuo to, kas kartojasi ir dažnai pamirštama:

1. Kontaktų įvedimas į CRM iš viešų šaltinių.
2. Sekimo priminimai, kad nė vienas kontaktas neliktų be follow-up.
3. Susitikimų priminimai, kad mažiau žmonių pamirštų.

Šie žingsniai atima daug laiko ir dažnai atliekami prastai. Jų automatizavimas duoda greitą naudą. Sudėtingesnę logiką verta pridėti tik tada, kai bazė veikia sklandžiai.

Įrankiai neatstoja srauto

Svarbus įspėjimas: CRM ir knygojimo įrankiai tvarko tai, kas jau ateina. Jie nesukuria naujų kontaktų. Tobula sistema su tuščiu piltuvu lieka tuščia sistema. Įrankiai sustiprina klientų paieškos srautą, bet jo nepakeičia. Pirma srautas, tik paskui jo tvarkymas.

Dažniausia klaida

Įmonės perka galingą CRM ir tikisi, kad jis „sutvarkys pardavimus“. Įrankis netvarko pardavimų – jį tvarko procesas ir žmonės. Paprasta sistema, naudojama nuosekliai, nugali galingą sistemą, likusią tuščią.

---

Įrankiai ir procesai tvarko srautą, bet srautą pirma reikia sukurti ir suvesti į kalendorių bei CRM. Mes tuo užsiimame per savo pardavimų agentūrą Ripe Leads – atvedame susitikimus, knyguojame juos į jūsų kalendorių ir perduodame kontaktus tvarkingai, kad komandai liktų tik pokalbis. Jei norite pilno srauto iki kalendoriaus, o ne tik įrankių, verta pasikalbėti.