Kaip sudaryti pardavimų prognozę?

Paimkite, kiek galimybių yra kiekviename piltuvo etape, ir pritaikykite istorinę konversiją tarp etapų. Tai duoda pagrįstą lūkestį. Skaičiavimas paprastas, o tikslumas priklauso beveik vien nuo to, ar etapai taikomi vienodai ir ar duomenys sistemoje atnaujinti.

Kodėl pardavimų prognozė nuolat netiksli?

Dažniausiai dėl dviejų dalykų: piltuvo viršus pildomas netolygiai, todėl prognozė šokinėja, arba vėlyvuose etapuose kabo negyvi sandoriai, kurie ją išpučia. Abi priežastys yra proceso, ne skaičiavimo problemos, todėl geresnė lentelė jų neišspręs.

Kiek duomenų reikia patikimai prognozei?

Pakankamai, kad konversijos rodikliai nebūtų atsitiktinumas, praktiškai bent kelių dešimčių sandorių istorija per kelis mėnesius. Iš kelių sandorių išvestos procentinės dalys svyruoja taip stipriai, kad prognozė tampa spėjimu su kableliais po skaičiaus.

Kaip dažnai reikia peržiūrėti pardavimų prognozę?

Praktikoje pakanka kartą per savaitę peržiūrėti piltuvą ir kartą per mėnesį palyginti prognozę su faktiniu rezultatu. Savaitinė peržiūra reikalinga tam, kad neatnaujinti ir jau negyvi sandoriai būtų uždaryti laiku. Mėnesinis palyginimas parodo, ar naudojami konversijos rodikliai atitinka realybę, ar juos reikia perskaičiuoti.

Pipeline prognozavimas: kaip skaičiuoti pardavimų prognozę

Prognozė, sudaryta iš nuojautos, klysta nuolat ir nenuspėjamai. Prognozė, sudaryta iš piltuvo duomenų, klysta rečiau ir bent jau nuspėjama kryptimi. Šis tekstas: kaip ją skaičiuoti ir kas turi būti tvarkinga, kad ji ką nors reikštų. Bendrą vaizdą rasite piltuvo vadove.

Skaičiavimo logika

Pati mechanika paprasta. Paimate, kiek galimybių yra kiekviename etape, pritaikote istorinę konversiją tarp etapų ir gaunate lūkestį.

Sunkumas ne skaičiavime, o duomenyse. Formulę galima užrašyti ant servetėlės, o piltuvą, kuriuo ta formulė pasitiki, reikia tvarkyti kas savaitę visus metus.

Kas turi būti tvarkinga

Trys sąlygos, ir prognozė griūva, jei trūksta bent vienos:

Etapai kažką reiškia: visi juos taiko vienodai.
Įrašai atnaujinti: piltuvas atspindi realybę.
Pakanka apimties: konversijos rodikliai nėra triukšmas.

Kodėl prognozė šokinėja

Dažniausia priežastis nuobodi: piltuvo viršus pildomas protrūkiais. Mėnuo intensyvios paieškos, mėnuo tylos, ir prognozė svyruoja kartu.

Stabilus naujų galimybių srautas yra tai, kas prognozę stabilizuoja. Tai mažiausiai įdomus ir svarbiausias atsakymas.

Negyvi sandoriai išpučia skaičius

Sandoris, kabantis vėlyvame etape ir realiai jau prarastas, prognozėje atrodo kaip beveik pasirašytas. Todėl reguliarus valymas nėra tvarkingumas, tai apsauga nuo melo skaičiuose.

Ką sako nuolat klystanti prognozė

Jei klysta viena kryptimi, tai informacija:

Nuolat per aukšta: negyvi sandoriai neuždaromi.
Nuolat per žema: etapų kriterijai per griežti arba konversija pagerėjo.

Abiem atvejais problema procese, ne formulėje.

Skaičiavimo pavyzdys su skaičiais

Lengviausia suprasti mechaniką, suskaičiavus ranka. Tarkime, šiandien piltuve yra 40 kvalifikuotų galimybių, 18 įvykusių pokalbių ir 9 išsiųsti pasiūlymai.

Istorija per paskutinį pusmetį rodo tokius perėjimus:

iš kvalifikuotos galimybės į pokalbį pereina apie 45 procentus,
iš pokalbio į pasiūlymą apie 50 procentų,
iš pasiūlymo į sandorį apie 30 procentų.

Skaičiuojama kiekvienam etapui atskirai. 40 galimybių padauginus iš 0,45, iš 0,5 ir iš 0,3 gaunama 2,7 sandorio. 18 pokalbių padauginus iš 0,5 ir iš 0,3 gaunama irgi 2,7 sandorio. 9 pasiūlymai padauginus iš 0,3 duoda tuos pačius 2,7. Iš viso apie 8 sandorius.

Jei vidutinė sandorio vertė yra 4 000 eurų, prognozė yra maždaug 32 000 eurų. Ne 32 400, o maždaug: tikslumas po kablelio čia sukuria netikrą jausmą, kad skaičius patikimesnis, nei yra iš tikrųjų.

Vienas dalykas šiame skaičiavime dažnai pamirštamas. Šie 8 sandoriai nesusidarys tą patį mėnesį. Pasiūlymo etape esantys sandoriai užsidaro greičiausiai, o piltuvo viršuje esančios galimybės pasieks pabaigą tik po viso pardavimų ciklo. Todėl prognozė visada turi turėti laiko ašį, o ne būti viena suma.

Kaip sudėlioti prognozę per savaitę

Prognozei nereikia naujos sistemos. Reikia tvarkos toje, kuri jau yra.

Užrašykite etapų apibrėžimus. Vienas sakinys kiekvienam etapui: kas turi būti įvykę, kad sandoris ten patektų. Kol to nėra, kiekvienas pardavėjas naudoja savo skalę.
Išvalykite piltuvą. Peržiūrėkite kiekvieną atvirą sandorį ir uždarykite tuos, kur paskutinis kontaktas buvo prieš du ar tris mėnesius. Tai nemalonus, bet vienintelis žingsnis, iš karto pagerinantis prognozę.
Ištraukite istoriją. Kiek galimybių buvo kiekviename etape prieš pusmetį ir kiek jų perėjo toliau. Pakanka paprastos lentelės.
Suskaičiuokite perėjimų konversijas. Kiekvieną atskirai, ne bendrą procentą nuo pirmo kontakto iki sandorio.
Pritaikykite dabartiniam piltuvui. Tai užtrunka penkias minutes, jei ankstesni žingsniai padaryti.
Užsirašykite prognozę ir po mėnesio palyginkite su faktu. Be šio žingsnio niekada nesužinosite, ar jūsų konversijos rodikliai realūs.

Šeštas žingsnis yra tas, kurį praleidžia beveik visi. Prognozė, kurios niekas nesulygina su rezultatu, netobulėja.

Dažniausios klaidos

Prognozė pagal pardavėjo jausmą. Klausiama, kiek tikimybės, kad sandoris užsidarys, ir gaunama 80 procentų kiekvienam. Sprendimas: tikimybę lemia etapas, ne nuotaika. Vienoda taisyklė visiems.

Vienas procentas visam piltuvui. Bendras skaičius nuo kontakto iki sandorio slepia, kur realiai prarandama. Sprendimas: konversija skaičiuojama kiekvienam perėjimui atskirai.

Uždarymo data, kuri nuolat stumiama. Tas pats sandoris tris ketvirčius iš eilės žadamas kitą mėnesį. Sprendimas: jei data pastumta du kartus, sandoris grąžinamas į ankstesnį etapą arba uždaromas.

Per maža imtis. Iš aštuonių sandorių išvesta konversija svyruoja dvigubai dėl vieno atsitiktinumo. Sprendimas: skaičiuoti per ilgesnį laikotarpį arba sujungti panašius segmentus.

Nepildomas CRM. Prognozė remiasi tuo, kas įvesta, o ne tuo, kas įvyko. Sprendimas: tvarkinga CRM higiena ir savaitinė peržiūra, kurios metu neatnaujinti sandoriai tiesiog uždaromi.

Prieštaravimai, kuriuos girdime dažniausiai

Mūsų verslas per mažas prognozėms. Tada prognozė bus grubi, bet vis tiek naudingesnė už nuojautą. Su nedideliu sandorių kiekiu verta prognozuoti ketvirčiais, ne mėnesiais, ir žiūrėti į kryptį, ne į konkrečią sumą.

Kiekvienas mūsų sandoris unikalus. Beveik visada tai reiškia, kad sandoriai skiriasi verte, o ne procesu. Sprendimas paprastas: prognozuokite atskirai stambius ir smulkius sandorius, nes jie turi skirtingus ciklus ir skirtingas konversijas.

Prognozė vis tiek nesutampa su faktu. Jei nesutampa nuosekliai viena kryptimi, tai naudinga informacija, o ne nesėkmė. Nesutapimas atsitiktinėmis kryptimis reiškia, kad duomenų per mažai arba etapai taikomi nevienodai.

Neturime laiko tam kas savaitę. Peržiūra, kurios metu atnaujinamas piltuvas, retai trunka ilgiau nei pusvalandį. Ji atsiperka jau tuo, kad užstrigę sandoriai pastebimi anksčiau.

Ką daryti, kai prognozė rodo trūkumą

Prognozė naudinga tik tada, kai iš jos seka veiksmas. Tarkime, ketvirčio tikslas yra 60 000 eurų, o piltuvas duoda 32 000. Trūkumas yra 28 000, tai yra maždaug septyni papildomi sandoriai.

Toliau skaičiuojama atgal. Jei iš pasiūlymo užsidaro trečdalis, reikia maždaug 21 pasiūlymo. Jei pasiūlymas išsiunčiamas po kas antro pokalbio, reikia apie 42 pokalbių. Jei iš keturių kvalifikuotų galimybių pokalbis įvyksta su dviem, reikia apie 84 galimybių.

Tada matyti, ar planas realus. Jei komanda per ketvirtį fiziškai neatveda 84 naujų galimybių, trūkumo užpildyti nepavyks, kad ir kiek būtų kalbama susirinkimuose. Lieka trys sąžiningi variantai: didinti srauto apimtį, kelti vidutinę sandorio vertę arba koreguoti tikslą.

Yra ir ketvirtas, dažniausiai pasirenkamas variantas: nieko nekeisti ir tikėtis, kad ketvirčio pabaigoje kažkas įvyks. Būtent dėl jo prognozės ir įgyja blogą vardą.

Vienas žmogus ir dešimties žmonių komanda

Kai pardavimais užsiima vienas žmogus, prognozė yra planavimo įrankis sau: ji pasako, ar kitą mėnesį reikia daugiau skambinti, ar užteks esamo piltuvo. Užtenka lentelės su trimis stulpeliais ir ketvirtinio žvilgsnio.

Kai komandoje dešimt žmonių, atsiranda antra problema: skirtingi žmonės tą patį etapą supranta skirtingai. Todėl komandoje svarbiau ne skaičiavimo formulė, o vienodi etapų apibrėžimai ir bendra peržiūra, kurioje sandoriai vertinami pagal tuos pačius kriterijus. Prognozė čia tampa ir veiklos matavimo dalimi, todėl ypač svarbu, kad ji nebūtų naudojama kaip spaudimo priemonė.

Lietuvos rinkoje verta įskaičiuoti dar vieną dalyką: sandorių apimtys nedidelės, o vasara ir metų pabaiga realiai stabdo sprendimų priėmimą. Prognozė, sudaryta birželį ir taikoma liepai bei rugpjūčiui, beveik visada bus per aukšta. Tai ne skaičiavimo klaida, tai sezoniškumas, kurį paprasčiausiai reikia žinoti ir įtraukti.

Prognozė yra įrankis, ne pažadas

Sveikas požiūris: prognozė rodo kryptį ir leidžia planuoti, o ne garantuoja rezultatą. Kai ji naudojama kaip įsipareigojimas, komanda pradeda ją koreguoti, kad atrodytų gerai, ir ji nustoja būti naudinga.

Tiksli prognozė remiasi pastoviu galimybių srautu ir švariais duomenimis. Mes užtikriname pirmą dalį per savo pardavimų agentūrą Ripe Leads: atvedame susitikimus nuosekliai, kad piltuvas nepulsuotų. Jei jūsų prognozė šokinėja dėl netolygaus srauto, verta pasikalbėti.