Kaip automatizuoti dokumentų ir sąskaitų ruošimą su AI

Dokumentų automatizavimas su AI dažniausiai duoda greičiausiai pastebimą naudą, nes beveik kiekvienoje įmonėje kažkas kas savaitę rankomis renka sąskaitas, sutartis ar paraiškas iš tų pačių šablonų. Tai monotoniškas darbas, kuriame lengva suklysti ir sunku motyvuoti žmogų. Šiame straipsnyje aptariame, kaip pradėti nuo vieno dokumento tipo, kur AI padeda labiausiai ir ko nedaryti.

Kur AI padeda dokumentų ruošime

AI stipriausias ten, kur reikia skaityti tekstą, ištraukti duomenis ir sudėti juos į tvarkingą formą. Praktiniai pavyzdžiai:

Valstybės duomenų agentūros duomenimis, per vienus metus dirbtinį intelektą naudojančių Lietuvos įmonių dalis pakilo nuo 8,8 iki 21,3 proc. Tempas rodo, kad sprendimas atidėti taip pat yra sprendimas.

• Duomenų ištraukimas. Iš gauto dokumento ištraukiamos datos, sumos, rekvizitai, pozicijos ir perkeliami į sistemą ar lentelę.
• Sąskaitų ruošimas. Pagal užsakymo duomenis paruošiamas sąskaitos juodraštis su teisingais rekvizitais ir sumomis.
• Sutarčių šablonai. Standartinės dalys užpildomos automatiškai, žmogui lieka tik individualūs punktai.
• Dokumentų tikrinimas. AI pažymi trūkstamus laukus ar neatitikimus, kol dokumentas dar neišsiųstas.

Nuo ko pradėti

Nepradėkite nuo visų dokumentų iš karto. Pasirinkite vieną tipą, kuris kartojasi dažniausiai ir turi aiškią struktūrą. Dažniausiai tai sąskaitos arba pasikartojantys užsakymai.

Praktiniai žingsniai:

• Suskaičiuokite, kiek valandų per savaitę komanda praleidžia ruošdama tą dokumentą.
• Surinkite nuo 10 iki 20 gerų pavyzdžių, kurie jau paruošti taisyklingai.
• Aprašykite taisykles: kokie laukai privalomi, kaip formatuojamos sumos ir datos.
• Palikite žmogui patvirtinimo žingsnį bent pirmuosius mėnesius.

Kokių klaidų vengti

Didžiausia klaida yra automatizuoti chaosą. Jei dokumentai ruošiami kas kartą kitaip, pirma reikia susitarti dėl vieno šablono, tik tada diegti įrankį. Kita klaida yra pilnas automatinis siuntimas be žmogaus peržiūros pačioje pradžioje: klaida sąskaitoje kainuoja daugiau nei sutaupytos minutės.

Taip pat verta iš karto numatyti, kaip elgtis su neįprastais atvejais. AI puikiai tvarkosi su standartiniais dokumentais, bet retus, sudėtingus atvejus verta nukreipti žmogui, o ne versti įrankį spėlioti.

Kokios naudos tikėtis

Realistiškas rezultatas pirmame etape yra ruošimo laiko sutrumpinimas maždaug perpus ir mažiau klaidų dėl žmogiško neatidumo. Jei komanda dokumentams skiria daugiau nei 4 valandas per savaitę, tokia automatizacija dažniausiai atsiperka per kelis mėnesius. Svarbu, kad nauda auga plečiant sprendimą į kitus dokumentų tipus, kai pirmasis jau veikia patikimai.

Kaip įtraukti sprendimą į esamą darbą

Automatizavimas duoda naudą tik tada, kai natūraliai įsilieja į kasdienį darbą, o ne tampa dar vienu atskiru įrankiu, kurį reikia atsiminti atidaryti. Praktiškai tai reiškia, kad dokumentų srautas turi likti ten, kur komanda jau dirba: pašte, apskaitos sistemoje ar bendrame diske.

Į ką verta atkreipti dėmesį:

• Aiškus atsakingas žmogus. Kažkas turi peržiūrėti paruoštus dokumentus, kol procesas dar naujas.
• Vienas įėjimo taškas. Dokumentai patenka į vieną vietą, ne į kelis skirtingus kanalus.
• Klaidų registras. Fiksuokite atvejus, kai AI suklysta, ir naudokite juos taisyklėms tobulinti.

Toks nuoseklus stebėjimas per pirmuosius mėnesius leidžia palaipsniui didinti pasitikėjimą ir mažinti rankinės peržiūros apimtį tik ten, kur tai saugu.

Skaičiavimas, kuris pasako, ar verta

Prieš renkantis įrankį pasidarykite paprastą skaičiavimą su savo duomenimis.

Tarkime, buhalterė per mėnesį paruošia 300 sąskaitų. Vienos paruošimas su duomenų paieška, suvedimu ir patikra užima aštuonias minutes, taigi 40 valandų per mėnesį. Kai duomenys išrenkami automatiškai, o žmogus tik peržiūri ir patvirtina, vienai sąskaitai lieka apie tris minutes, taigi 15 valandų. Sutaupoma 25 valandos per mėnesį.

Paverskite valandas pinigais. Jei darbo valandos savikaina 15 eurų, tai apie 375 eurus per mėnesį. Iš šios sumos atimkite įrankio mokestį ir pirmų dviejų mėnesių sulėtėjimą, kol komanda pripranta, dažniausiai apie 20 valandų vienkartinių sąnaudų. Su tokiais skaičiais investicija grįžta per antrą ar trečią mėnesį.

Dabar tas pats skaičiavimas mažesnėje įmonėje: 30 sąskaitų per mėnesį reiškia 4 sutaupytas valandas, o vienkartinės sąnaudos lieka tos pačios 20 valandų. Atsipirkimas nusitęsia į pusmetį, ir tai jau ne akivaizdus sprendimas. Metodiką detaliau aprašome tekste apie automatizavimo ROI skaičiavimą, o atvejus, kai atsakymas neigiamas, tekste apie tai, kada automatizavimas neapsimoka.

Svarbiausia šio skaičiavimo dalis yra pirmas skaičius. Kiek laiko realiai užima vienas dokumentas, dažniausiai nežino niekas, o spėjimai klysta abiem kryptimis. Pamatuokite tris dienas prieš priimdami sprendimą. Jei tuo pačiu metu svarstote, ar tą patį biudžetą verčiau skirti naujiems klientams, aprašome atskirai, nuo ko pradėti: automatizuoti procesus ar ieškoti klientų.

Keturios savaitės nuo idėjos iki sprendimo

1. Pirma savaitė: matavimas ir vienas tipas. Suskaičiuokite apimtį ir laiką. Pasirinkite vieną dokumento tipą, kurio daugiausia ir kurio struktūra stabiliausia.
2. Antra savaitė: pavyzdžiai ir taisyklės. Surinkite nuo 10 iki 20 taisyklingai paruoštų pavyzdžių, tarp jų būtinai kelis prastos kokybės skenus ir kelis netipinius atvejus. Užrašykite, kurie laukai privalomi ir kaip formatuojamos sumos bei datos.
3. Trečia savaitė: lygiagretus darbas. Vienas žmogus dirba su įrankiu, kitas kaip įprastai. Fiksuojamas laikas dokumentui ir taisymų skaičius. Toks palyginimas atsako greičiau nei bet kokia demonstracija.
4. Ketvirta savaitė: sprendimas ir taisyklių atnaujinimas. Jei laikas sutrumpėjo bent trečdaliu, o taisymų dalis nedidėja, plėskite kitam dokumento tipui. Jei ne, išsiaiškinkite, ar kaltas įrankis, ar netvarkingi pradiniai dokumentai.

Toks ritmas tinka ir kitiems procesams. Bendrą pilotinio projekto logiką aprašome atskirai.

Kurie dokumentai netinka pirmam žingsniui

• Dokumentai su teisine rizika. Sutartys su individualiomis sąlygomis, pretenzijos, darbo sutartys. Čia klaida kainuoja nepalyginamai daugiau nei sutaupytos minutės.
• Retai pasikartojantys dokumentai. Jei per metus paruošiate penkiolika paraiškų, taisyklių aprašymas užims daugiau laiko nei pats darbas.
• Dokumentai be stabilios struktūros. Jei kiekvienas partneris siunčia visiškai kitokį formatą, o jų du, sprendimas nepasiteisins. Nuo maždaug dešimties skirtingų formatų situacija apsiverčia ir automatizavimas tampa prasmingas.
• Dokumentai, kurių šablonas dar nesutartas. Automatizuoti chaosą reiškia gauti greitesnį chaosą. Pirma vienas šablonas, tada įrankis.

Duomenų saugumas ir GDPR

Sąskaitose, sutartyse ir paraiškose beveik visada yra asmens duomenų: vardai, adresai, kartais asmens kodai. Prieš įkeliant dokumentus į bet kokį įrankį reikia žinoti tris dalykus: kur duomenys saugomi, kiek laiko ir ar jie naudojami modelio mokymui.

Praktiškai tai reiškia verslo lygio planą su duomenų apdorojimo sutartimi, o ne asmeninę prenumeratą, ir aiškų susitarimą komandoje, kurių dokumentų į išorinį įrankį nekeliame apskritai. Pagrindus aprašome tekste apie duomenų saugumą naudojant AI.

Antras dalykas, kurį verta numatyti iš anksto, yra archyvas. Jei įrankis saugo dokumentų kopijas savo pusėje, turite žinoti, kaip jas ištrinti, kai klientas to paprašo. Šis klausimas užduodamas prieš pirkimą, ne po metų.

Prieštaravimai, kuriuos girdime dažniausiai

„Peržiūrėti užtrunka tiek pat, kiek suvesti." Pirmomis savaitėmis dažnai taip ir būna, nes žmogus tikrina kiekvieną lauką. Po mėnesio matosi, kurie laukai klysta retai, ir peržiūra susiaurėja iki dviejų ar trijų. Jei po dviejų mėnesių peržiūra vis dar trunka tiek pat, problema ne peržiūroje, o pradinių dokumentų kokybėje.

„Mūsų dokumentai per specifiniai." Specifiškumas dažniausiai reiškia daug netipinių atvejų. Sprendimas yra ne atsisakyti, o nukreipti tuos atvejus žmogui ir automatizuoti likusią dalį. Jei standartiniai dokumentai sudaro septyniasdešimt procentų, nauda jau apčiuopiama.

„Buhalterė nenori." Dažniausiai priešinamasi ne įrankiui, o nežinomybei dėl savo darbo. Padeda vienas atviras pokalbis apie tai, kas keičiasi ir kas ne, ir tai, kad ji pati dalyvauja pilote nuo pirmos dienos, o ne gauna gatavą sprendimą.

Vienas žmogus ir dešimties žmonių administracija

Kai dokumentus ruošia vienas žmogus, nauda ateina iš greičio, o rizika iš to, kad naują tvarką žino tik jis. Praktinis patarimas paprastas: taisyklės ir šablonai gyvena bendrame diske, ne viename kompiuteryje. Jei žmogus išeina atostogų, procesas turi veikti be jo.

Didesnėje administracijoje pagrindinė nauda yra ne greitis, o vienodumas. Kai penki žmonės pildo tuos pačius laukus kiekvienas savaip, klaidos randamos vėlai, dažniausiai jau pas klientą. Bendra tvarka su vienu įėjimo tašku ir klaidų registru šią problemą pašalina, bet reikalauja atsakingo žmogaus, kuris kas mėnesį peržiūri, ką reikia pataisyti. Be jo po ketvirčio komanda tyliai grįžta prie senos tvarkos, o įrankis lieka apmokėtas ir nenaudojamas.

Norite sužinoti, kurį dokumentų procesą jūsų įmonėje verta automatizuoti pirmiausia? Užsisakykite nemokamą AI auditą arba peržiūrėkite procesų automatizavimo paslaugą.